24 Juli 5 Fragen an Christian Mehrtens, Managing Director bei Sage
Die Startup- und Unternehmer-Szene hat einiges zu bieten neben innovativen Startups, kreativen Coworking Spaces, auch Acceleratoren und spannende Unternehmerpersönlichkeiten. Damit ihr einen kleinen Einblick bekommt, was und wen es alles gibt, stellen wir euch immer wieder coole Persönlichkeiten aus der Szene vor.
DAS INTERVIEW/
Hallo Christian, schön, dass Du die Zeit gefunden hast, uns ein paar Fragen zu beantworten. Zuallererst stell Dich einfach kurz vor, wer bist Du und was machst Du?
Ich bin Christian Mehrtens, als Managing Director trage ich die Gesamtverantwortung für Sage in Deutschland und Österreich. Seit 20 Jahren begleite ich Unternehmen dabei, technologische Veränderungen erfolgreich in ihre Geschäftspraktiken umzusetzen, damit sie Digitalisierung gezielt für ihren wirtschaftlichen Erfolg nutzen können. Wir bei Sage unterstützen unsere Kunden dabei, ihre Arbeitsprozesse zu beschleunigen und administrative Aufgaben mit dem Einsatz von KI zu automatisieren. Die dadurch gewonnen Zeitersparnis schafft in den Firmen größere Spielräume für Innovationen, strategische Entscheidungen und neue Geschäftschancen. Auf diese Art tragen wir maßgeblich zum Wachstum unserer Kunden bei. Unsere Lösungen entwickeln sich immer gemeinsam mit den Anforderungen unserer Kunden weiter, ob es sich nun um ein Startup oder einen Mittelstandsbetrieb handelt.
Die E-Rechnung ist ja bereits seit 2025 eingeführt. Allerdings haben viele Unternehmen, vor allem auch KMU, immer noch nicht auf die E-Rechnung umgestellt. Das zeigt auch die internationale Sage-Studie. Wie kann das sein?
Viele Unternehmen stehen derzeit unter hohem Druck, immer wieder neue regulatorische Vorgaben umzusetzen, gleichzeitig ihr Tagesgeschäft zu bewältigen und auf Wachstumskurs zu bleiben. Deshalb überrascht es mich keineswegs, dass sich viele Betriebe zunächst auf die Anforderungen konzentrieren, die unmittelbar verpflichtend sind. Unsere Studie zeigt aber, dass Chancen ungenutzt bleiben, wenn Unternehmen zu lange mit der Umstellung auf die E-Rechnung warten. Mit der elektronischen Rechnungsstellung können Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitenden ihre Rechnungsprozesse im Durchschnitt um mehr als fünf Stunden pro Woche beschleunigen und dadurch jährlich rund 13.500 Euro einsparen. Gleichzeitig verkürzt sich die Zahlungsdauer im Durchschnitt um vier Tage, während verspätete Zahlungen um etwa 20 Prozent zurückgehen.
Der Aufwand scheint gerade für Gründende und Kleinunternehmer besonders hoch. Doch stimmt das? Worin liegen die Vorteile, jetzt direkt und nicht erst zu 2027 auf die E-Rechnung umzusteigen?
Der Aufwand hängt weniger von der Unternehmensgröße ab als vom Stand der Digitalisierung. Wer bereits mit einer fortschrittlichen Software arbeitet und seine Finanzprozesse digital organisiert hat, kann die E-Rechnung meist ohne großen Aufwand einführen.
Unternehmen, die noch stark papierbasiert oder mit vielen Insellösungen arbeiten, müssen dagegen zunächst ihre Prozesse modernisieren und vereinheitlichen. Das macht die Umstellung natürlich aufwendiger. Viele Startups sind hier oft im Vorteil, weil sie von Beginn an auf digitale Abläufe setzen. Etablierte kleine und mittlere Unternehmen besitzen dahingegen typischerweise gewachsene Strukturen, die sich über Jahre entwickelt haben und nun Schritt für Schritt modernisiert werden müssen.
Wer seine Rechnungsdaten bereits strukturiert hat, schafft außerdem die Grundlage für weitere Automatisierung im Betrieb – von der schnelleren Verarbeitung eingehender Rechnungen über präzisere Auswertungen bis hin zum Einsatz von KI in Finanzprozessen.
Klar, KI wird mittlerweile viel eingesetzt, kann KI da nicht auch die Rechnungen erstellen? Lässt sich das sicher und clever umsetzen und wie können Rechnungsprozesse automatisiert werden?
KI kann heute bereits viele Schritte im Rechnungsprozess unterstützen. Ihr volles Potenzial entfaltet sie jedoch erst, wenn sie auf verlässliche und strukturierte Daten zugreifen kann. Genau hier liegt der große Vorteil der E-Rechnung. Die standardisierten Datenformate ermöglichen es Software-Lösungen, Informationen automatisch zu verarbeiten, zu prüfen und weiterzuleiten. Dadurch wird der manuelle Aufwand spürbar weniger. In der Praxis lassen sich dadurch viele Routineaufgaben automatisieren. Rechnungen können erstellt, eingehende Rechnungen automatisch ausgelesen und den richtigen Vorgängen zugeordnet sowie Freigabe- und Buchungsprozesse vorbereitet werden. Mitarbeitende müssen lediglich dort eingreifen, wo tatsächlich Klärungsbedarf besteht. Unternehmen profitieren gleich mehrfach. Unsere Studie zeigt, dass sich die Zahlungsdauer durch die elektronische Rechnungsstellung im Durchschnitt um vier Tage verkürzt. Verspätete Zahlungen gehen sogar um rund 20 Prozent zurück. Zugleich erhöhen strukturierte Daten auch die Sicherheit. Moderne ERP- und Buchhaltungssysteme gleichen Lieferanten- und Kontodaten automatisch mit den hinterlegten Stammdaten ab und erkennen Auffälligkeiten frühzeitig. Das hilft dabei, Fehler zu vermeiden und Betrugsversuche schneller zu identifizieren.
Zum 1. Januar 2027 ist die E-Rechnung für alle Unternehmen verpflichtend. Wie sollten Unternehmen die verbleibende Zeit bis 2027 sinnvoll nutzen?
Unternehmen sollten jetzt im 2. Halbjahr ihre Prozesse überprüfen und die Umstellung sorgfältig vorbereiten. Dazu gehört: Bestehende Rechnungsabläufe analysieren, die aktuell eingesetzte Software auf ihre E-Rechnungsfähigkeit überprüfen und sicherstellen, dass Kunden- und Lieferantendaten vollständig und aktuell sind. Je früher diese Grundlagen geschaffen werden, desto reibungsloser gelingt die Umstellung. Dabei sollte die E-Rechnung nicht als reines Compliance-Projekt verstanden werden. Unternehmen, die den Wechsel frühzeitig umsetzen, können ihre Rechnungsprozesse effizienter gestalten, den manuellen Aufwand ihrer Abteilungen reduzieren und schneller von den wirtschaftlichen Vorteilen profitieren. Gleichzeitig entsteht eine verlässliche Datenbasis, die weitere Automatisierung und den Einsatz von KI im Finanzwesen deutlich erleichtert.
Mein Rat ist deshalb: Nutzt die verbleibenden Monate nicht nur, um die gesetzlichen Anforderungen fristgerecht zu erfüllen, sondern auch, um eure Finanzprozesse zukunftsfähig aufzustellen. Wer jetzt handelt, verschafft sich nicht nur Planungssicherheit, sondern auch einen Wettbewerbsvorsprung bei Effizienz und Digitalisierung.
Vielen Dank für die Einblicke und das Interview mit Dir.
Copyright: Sage
Christian Mehrtens ist seit 2024 Managing Director bei Sage für Deutschland und Österreich. Er bringt über 20 Jahre Erfahrung in der Branche mit und kennt sich in leitet seit 2024
- Sage bietet spezifische KMU-Lösungen in den Bereichen Buchhaltung, Finanzen, Personal und Gehaltsabrechnung an.
- Durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen sowie von Beziehungen zu Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern, Banken und Behörden bringt das digitale Netzwerk von Sage kleine und mittlere Betriebe näher zusammen.
- Unternehmen kommen damit auch schneller an relevante Informationen und können Geschäftsabläufe reibungsloser gestalten.
Mehr zu Sage und zu Christian Mehrtens auf der Webseite.
No Comments