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5 Tipps, um remote gut organisiert zu arbeiten

Flexibel und ortsunabhängig arbeiten, das wünschen sich viele. Doch die Vorstellung hat mit der Wirklichkeit oft nicht vieles gemeinsam. Remote arbeiten bedeutet zwar Freiheit und Unabhängigkeit, aber gleichzeitig auch Struktur und Organisation. Nicht jeder ist für die Remote-Arbeit gemacht. Der Traum vom Arbeiten am Strand ist allerdings umso stärker in den Köpfen verankert. Wer möchte nicht auch gleichzeitig arbeiten und entspannen können – wir ziehen dafür unsere Kaffee-Lounge allerdings vor. Worauf es ankommt, wenn ihr remote arbeiten wollt, das erfahrt ihr hier.

 

Unsere Tipps für gut organisierte Remote Work

 

Organisation ist in vielen Bereichen ein Erfolgsrezept. Nicht umsonst, ist Marie Kondo mit ihren Büchern so viel erfolgreich, denn Organisation schafft Ordnung und Struktur. Vor allem in Arbeitsmodellen, die freier ausgestaltet sind, hält allerdings auch schnell Chaos Einzug. Die Ablage ist nicht mit System geführt, wichtige Infos nicht sortiert abgelegt. Da geht es schnell drunter und drüber. Damit euch das nicht passiert, kommen hier unsere Tipps für Remote Work. Wir verraten euch, wie es euch gelingt, von überall aus zu arbeiten und was dabei hilft, gut organisiert zu sein:

 

Tipp 1: Routinen entwickeln

 

Ein fester Arbeitsplatz geht oft einher mit festen Arbeitszeiten. Das allein gibt dem Tag schon eine gewisse Struktur und hilft dabei, sich zu orientieren. Allerdings sind zu feste Strukturen oft euch ein Grund für Unzufriedenheit und Frustration. Daher klingt die Möglichkeit, remote zu arbeiten verlockend. Doch wer von überall aus arbeitet – egal ob auf dem Sofa zuhause, im Café oder an Orten, wo andere Urlaub machen -, jeder braucht eine gewisse Struktur für die Arbeit. Daher ist es wichtig, dass ihr selbst eigene Routinen und eine gewissen Struktur erarbeitet, die für euch taugt. Ob das dann geregelte Arbeitszeiten sind oder ob ihr euch zum Arbeiten immer virtuell mit anderen verabredet, die Routinen können ganz individuell sein. Es hilft jedoch in einen gewissen Arbeitsmodus zu kommen, der dafür sorgt, dass ihr eure Aufgaben erledigen und Dinge abarbeiten könnt. Wer keine Arbeitsroutinen hat, der bekommt weniger erledigt und braucht damit länger.

 

Tipp 2: Kernarbeitszeiten festlegen

 

Wenn ihr viel im Kontakt mit Arbeitskollege, Geschäftspartnern oder Kunden seid, dann ist Remote Work oft eine Herausforderung und weniger flexibel. Bei Meetings und Calls  müsst ihr dabei sein, Partner und Kollegen haben Fragen oder ihr müsst euch absprechen. Deadlines werden gesetzt und Aufgaben müssen bis dahin erledigt sein. Je nachdem was ihr remote arbeitet, spielen viele Faktoren eine Rolle. Gerade wenn ihr viel Austausch und Rücksprache mit anderen für eure Projekte habt, dann kann es sinnvoll sein, gewisse Kernarbeitszeiten festzulegen. In diesen Zeiten seid ihr dann erreichbar und für Telefonate, Meetings und generell Kommunikation verfügbar. Das hilft beim Workflow enorm, wenn Kunden und Kollegen wissen, wann sie euch erreichen können und so die Kommunikation schnell geht. Dafür könnt ihr beispielsweise zwei Tage in der Woche festlegen oder aber ihr kommuniziert einen gewissen Zeitraum am Tag, etwa von 10 – 12 Uhr oder aber von 14 – 16 Uhr, in dem ihr erreichbar seid für die Absprachen. Solch eine kleine Struktur, was die Arbeitszeiten angeht, unterstützt euch dabei, wenn ihr viel mit anderen gemeinsam besprechen und erledigen müsst.

 

Tipp 3: Digital Business starten

 

Wer remote arbeitet, hat nicht zwangsweise ein Digital Business, aber ein papierloses Büro hilft dabei. Was wir damit meinen? Setzt vor allem, wenn ihr von zuhause aus oder von unterwegs aus arbeitet, auf digitale Tools und Helfer. so seid ihr noch flexibler und braucht für die Arbeit am Ende nur ein Laptop und ein Smartphone. Cloud-Speicher ermöglichen euch eine papierlose und gut organisierte Ablage von Dateien und Projekten. Kommunikationstools wie Microsoft Teams, Slack, Outlook oder andere helfen euch bei der Kommunikation mit Partnern, Kollegen und Kunden. Je nachdem könnt ihr dort auch alles für die Projekte erledigen, Dateien teilen, direkt bearbeiten, die Abnahme abholen und am Ende alles abschließen. Beteiligte sind zudem direkt mit dabei und können sich mit einbringen. Planungstools wie Trello, Buffer, Planoly und viele mehr helfen euch dabei, im Marketing mit Tools bspw. eure Inhalte vorab zu planen, einzustellen und dann automatisch veröffentlichen zu lassen. So seid ihr auch die Woche über weniger gefragt, sondern könnt bereits Vorarbeit leisten. Neben diesen gibt es noch zahlreiche andere Möglichkeiten und Tools, digital zu arbeiten und damit flexibler zu werden. So könnt ihr bei der Arbeit noch unabhängiger sein und vieles digital erledigen und ablegen.

 

Tipp 4: Buchhaltung organisieren

 

Auch das Thema Rechnungswesen ist besonders wichtig, wenn ihr remote arbeitet. Rund um die Buchhaltung und das Controlling gibt es viele Dinge zu beachten. Alleine mit Rechnungen schreiben und verschicken ist es nicht getan. Vielen fehlt hier auch das Gesamtverständnis, was das eigene Rechnungswesen angeht. Große Wareneinkäufe und teure Maschinen oder Büroausstattung fällt in den meisten Situationen für Remote Work aus, dennoch können Abschreibungen nötig werden und die Liquidität muss gewährleistet sein. Hier solltet ihr euch ausgiebig informieren und so den Überblick über die Finanzen zu haben, und das am besten eben auch von überall aus. Mit einer cleveren Software habt ihr damit besser den Überblick, zudem bietet euch das oft auch den Vorteil, alles an einem Ort digital organisiert zu haben. Das spart euch zusätzliche Arbeit. Bei Sonderfällen und Einzelfragen kann es auch hilfreich sein, einen Steuerberater an der Seite zu haben. Ein Fachmann kennt sich bestens aus und ist hier die perfekte Ergänzung für euer Business. Gerade wenn ihr vom Ausland arbeitet, bedeutet das natürlich auch zusätzliche Gegebenheiten, was die Rechnungsstellung und Steuern im Ausland betrifft. In solchen Fällen ist ein Steuerberater immer eine gute Idee, um auf Nummer Sicher zu gehen.

 

 Tipp 5: Networking und Kontakte pflegen

 

Zuletzt wollen wir einen Punkt ansprechen, den viele außer Acht lassen. Wer ortsunabhängig arbeitet, der hat auch selten die gleichen Tischnachbarn am Schreibtisch oder Kaffeepausen mit dem Team. Daher sind Kontakte rar und Networking bekommt eine noch wichtigere Bedeutung. Selbst wenn ihr in einem Team remote arbeitet, fehlt manchmal leider die Möglichkeit, sich auch nach der Arbeit auszutauschen und in Kontakt zu kommen. Daher solltet ihr hierauf besonders achten und auch aktiv Kontakte pflegen und ans Networking denken. In Coworking Spaces gibt es oft Gelegenheiten, Pausen mit andern zu verbringen oder auch im Anschluss an die Arbeit Erfahrungen auszutauschen. Kontakte bei und über die Arbeit sind wichtig und wertvoll, denn sie ermöglichen zum Einen neue Chancen und zum Anderen sorgen sie für Zufriedenheit. Die Pandemie-Zeit hat gezeigt, was passiert, wenn wir den Kontakt verlieren, daher solltet ihr das unbedingt auf dem Schirm haben.

 

Gut organisiert und erfolgreich remote arbeiten

 

Wenn der eigene Schreibtisch aufgeräumt ist, reicht das allein nicht aus, um erfolgreich zu sein und remote gut arbeiten zu können. Viele Faktoren spielen eine Rolle, dafür solltet ihr eigene Arbeitsroutinen entwickeln. Diese geben euch die nötige Struktur für die Remote Work, um eure Arbeit pünktlich und sorgfältig erledigt zu bekommen. Wertvolle Tools und Software-Lösungen für die verschiedensten Bereiche ermöglichen euch zudem, flexibler arbeiten zu können. Sie unterstützen euch im Arbeitsalltag und erleichtern die Kommunikation oder Ablage und führen langfristiger zum Digital Business. Auch das Rechnungswesen lässt sich wunderbar digitalisieren, denn so seid ihr bestens ausgestattet und habt den finanziellen Überblick von überall aus. Organisation ist das A und O – in vielen Bereichen. Daher kommt gern vorbei und nutzt die Networking-Gelegenheiten. Es ist wichtig auf die Kontakte im Blick zu haben und sich regelmäßig auszutauschen. Mit all diesen Punkten seid ihr bestens gewappnet, um erfolgreich und gut organisiert remote zu arbeiten.

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Die MEET/N/WORK Redaktion ist stets auf der Suche nach aktuellen Trends in der Coworking Szene, nach interessanten Events und Veranstaltungen, den besten Lokalen in der Umgebung und nach allem, was die Community vernetzt und ihr einen Mehrwert bringt.

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