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Wie ihr eure Projekte effektiver plant

Firmen-Events, Teambuilding-Maßnahmen, Weihnachtsfeiern und auch andere Projekte erfordern eine angemessene Vorbereitung. Nur mit der richtigen Planung und einem strukturierten Zeitplan werden Projekte und Veranstaltungen ein voller Erfolg. Wie wichtig die Organisation im Voraus ist und was ihr alles beachten solltet, haben wir euch im Beitrag zur Veranstaltungsplanung schon einmal zusammengefasst. Wie der Ablauf besonders reibungslos gelingt und ihr eure Firmen-Projekte zum Erfolg führt, dazu haben wir euch heute wertvolle Tipps und Tools.

Zuständigkeiten und Mitspracherecht abstecken

Zuallererst solltet ihr natürlich einen Überblick haben, wer in die Planung und Durchführung alles involviert ist. Damit wisst ihr, wer in der Kommunikation mit dabei ist und bei Meetings eingeladen werden sollte. Zur internen Kommunikation im Projektteam kommen wir später aber nochmal ausführlicher. Sobald ihr einen ersten Eindruck habt, wer für das Projekt mit an Board ist, geht es darum, dass Zuständigkeiten klar kommuniziert sind oder werden. Mitspracherecht und Vetos sollten nur wenigen zugeteilt werden, damit die Planung und das Projekt nicht in endlosen Diskussionen und Streitigkeiten ausartet. Ein schneller und vor allem reibungsloser Abschluss des Projekts ist schließlich das Ziel und das hoffentlich aller Beteiligten. Entsprechend solltet ihr abklären, wer mitbestimmen darf und dadurch Entscheidungsgewalt hat. Diese muss auf wenige beschränkt sein, denn je größer das Projektteam, desto länger dauern Entscheidungen, wenn jeder mitreden und sein Veto einlegen darf. Klärt die Hierarchie also am besten direkt zu Beginn ab! So kennt jeder seinen Platz und Entscheidungen sind leichter und vor allem schneller gefällt.

Pojektmanagement mit Trello und Bitrix24

Damit eure Veranstaltung oder das Projekt organisiert und vor allem strukturiert ablaufen kann, ist ein gutes Projektmanagement wichtig. Durch entsprechende Tools und eine gute Planung, sind zeitlicher Ablauf, anstehende Aufgaben, die Beteiligung der einzelnen Team-Mitglieder an den verschiedenen Aufgaben und weitere organisatorische Belange innerhalb der Projektdurchführung für jeden klar dokumentiert. Das erleichtert die Zusammenarbeit und lästige Abfragen nach dem aktuellen Stand zu einzelnen Aufgaben könnt ihr euch somit ersparen. Gerade Trello oder als Alternative auch Bitrix24 bieten ein solches Tool, um Projekte effizienter zu gestalten und abteilungsübergreifend in Teams arbeiten zu können. So lassen sich zahlreiche Projekte dort anlegen, Mitglieder zu entsprechenden Projekt(arbeits)gruppen einladen, Aufgaben zuweisen und Deadlines anlegen. Mit diesen praktischen Projektmanagement-Helfern habt ihr den Durchblick bei euren Projekten.

Kommunikation via Slack und Google Hangout

Wie schon bereits erwähnt, ist die Kommunikation innerhalb des Projektteams eine große Herausforderung und nimmt zum Teil auch Einfluss auf den Erfolg der Projektplanung. Um diese Hürde der Informationsweitergabe etwas einfacher zu gestalten, eignen sich natürlich auch die gerade genannten Tools für das Projektmanagement. Allerdings lässt sich die Kommunikation mit eigens dafür ausgelegten Tools noch einfacher realisieren. Kein lästiges in CC setzen in der meterlangen Email-Kommunikation mehr, sondern projektbezogener Informationsaustausch via Slack, das die Abstimmung untereinander immens verbessert. Gerade für Teams, die nicht am gleichen Standort sitzen, eignen sich auch Video Calls und Konferenzen mit Google Hangouts gut, um auf dem aktuellen Stand zu bleiben und vor allem wöchentliche Meetings oder Updates leicht miteinander abzuhalten.

Erleichterter Unterschriften-Dschungel

Wie wichtig Unterschriften für eure Projektplanung sind, wisst ihr mit Sicherheit am besten. Die Budgetierung muss genehmigt werden, OKs eingeholt und bestimmte Maßnahmen vom Vorgesetzten abgesegnet werden. Damit diese Abstimmung und fehlende Unterschriften nicht den ganzen Ablauf unnötig verlängern, gibt es ebenfalls ein praktisches Tool, das euch hilft. Mit HelloSign könnt ihr digital Dokumente ausfüllen, unterschreiben lassen und mit den anderem im Team teilen. So gibt es kein lästiges Warten mehr, um Unterschriften und OKs zu bekommen und kein unnötiges Ausdrucken oder Einscannen wichtiger Dekumente.

Verbesserung eurer Projektarbeit mittels Evaluation

Solltet ihr öfter Projekte umsetzen und beispielsweise auch Tagungen der Weiterbildungsmaßnahmen intern organisieren, ist das Tool von Evalea auch eine gute Sache. Damit könnt ihr direkt Feedback zum Projekt einsammeln und so den Prozess zunehmend verbessern. Die Evaluation ist damit von Anfang bis Ende des Projekts einfach und übersichtlich und ihr bekommt zudem praktische Features für das Budget und auch Deadlines. Alles lässt sich individuell mit dem Tool anlegen und auf eure Bedürfnisse einrichten, so könnt ihr euer Team direkt mit einbeziehen und Feedback über die Planung und auch die Durchführung abholen. Gerade für weitere Projekte gewinnt ihr dadurch eine Menge an Lob und Kritik, aber auch Einsichten und konkrete Verbesserungsvorschläge. Mehr über den Nutzen, den ihr aus der Zufriedenheitsabfrage ziehen könnt, lest ihr in unserem Beitrag zum Feedback für eure Veranstaltung oder auch im Interview mit einem der Evalea-Gründer Timo Riedle.

Mit diesen Helfern und Tipps gelingt euch die Projektplanung und -durchführung noch effizienter und leichter. Wir hoffen, dass einige gute Empfehlungen mit dabei sind und eure Projekte so absolut erfolgreich umgesetzt werden können.

 

Redaktion
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