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Tagungen organisieren: Tipps zur erfolgreichen Veranstaltungsplanung

Eine erfolgreiche Veranstaltung hängt von vielen Faktoren ab, das wisst ihr wahrscheinlich, den wer oft auf Events, Konferenzen und Tagungen unterwegs ist, merkt recht schnell, ob sich der Besuch gelohnt hat. Natürlich spielen viele Dinge ein Rolle, die zum Erfolg einer Veranstaltung beitragen. Dazu gehören das Essen, die Location, der Ablauf, die Teilnehmer und natürlich steckt hinter all dem die Planung. Nur eine gute Planung und Organisation kann für einen reibungslosen Ablauf sorgen und dafür, dass alle Details stimmen. Was es daher bei der Veranstaltungsplanung zu beachten gibt, das haben wir für euch einmal zusammengetragen. Wenn ihr weitere Tipps habt, lasst es uns gerne wissen.

 

Das Timing muss stimmen: Frühzeitige Planung ist das A und O

Je nachdem wie groß und daher umfangreich eure Veranstaltung angelegt ist oder sein soll, hängt die Planung ziemlich von der Zeit ab, denn je mehr es zu organisieren gibt, desto früher fangt ihr damit am besten an. Wenn ihr also eine Tagung mit mehreren 100 Teilnehmer organisieren müsst oder aber das Sommerfest für das ganze Unternehmen, ist es ratsam schon Monate im Voraus mit den Vorbereitungen anzufangen. Locations mit entsprechend großer Kapazität sind meist schon sehr früh ausgebucht, daher solltet ihr euch darum möglichst bald kümmern, nicht dass diese Suche zu einem Spießrutenlauf wird. Sobald feststeht, wie viele an der Veranstaltung teilnehmen sollen, könnt ihr euch daran machen, eine passende Location zu suchen. Aber auch Catering, Dekoration, Anfahrt und Programm hängen alle mit der zeitlichen Planung zusammen. Je früher ihr beginnt, desto entspannter wird die Organisation und desto eher können Pannen und Absagen von Dienstleistern noch anderweitig aufgefangen werden. In der Regel hängt der zeitliche Rahmen von der Größe und der Art der Veranstaltung ab, für große Tagungen und Konferenzen solltet ihr mit der Konzepterstellung für eure Veranstaltung etwa 12 bis 6 Monate im Voraus beginnen. Für kleinere Events wie ein Teambuilding-Event oder aber ein Workshop mit etwa 20 Leuten reichen 2-3 Monate im Voraus aus. Für Team-Events haben wir schon einmal ein paar Ideen für euch zusammengestellt, vielleicht ist bei unserer Liste der Teambuilding-Events ja etwas passendes dabei.

Das Event steht und fällt mit der Location

Wenn ihr euer Konzept ausgefeilt habt und damit geklärt ist, welche Art von Veranstaltung ist es, wie viele Teilnehmer sind einzuplanen, welchen Rahmen soll das Event haben und welches Ziel wird verfolgt, steht ganz oben auf eurer Prioritätenliste die Raumwahl. Die Location hat eine Menge Gewicht bei der Organisation eines Events und sollte daher frühzeitig und mit Bedacht gewählt werden. Die Raumgröße sollte passen, denn 50 Leute in einem riesigen Saal wirken verloren, anderseits sind 100 in einem kleinen Tagungsraum zu viele und das ganze wirkt eng und gequetscht. Ihr solltet daher darauf achten, dass die Größe des Raumes zur Anzahl der Teilnehmer passt und darüber hinaus noch ein wenig freier Raum verfügbar ist, der sich beispielsweise für Pausen nutzen lässt.

Aber nicht nur die Größe des Raumes spielt eine Rolle, sondern auch die Ausstattung solltet ihr bei der Wahl im Blick haben. Lasst euch genau aufzählen oder zeigen, wofür der Raum geeignet ist und was der Anbieter noch zusätzlich bieten kann. Ist die Bestuhlung mit inbegriffen, wie lassen sich die Tische gruppieren, gibt es Möglichkeiten für ein paar Stehtische für Pausen und zum Networking? All solche Dinge solltet ihr beachten und auf eurer Liste stehen haben. Für Workshops und Seminare sowie andere interaktive Formate ist außerdem wichtig, was an Material zur Verfügung steht oder ob dieses selbst organisiert werden muss. Darunter fallen Papier, Drucker, Technik wie Beamer und ähnliches für Präsentationen, Stifte und Post-Its für World Cafés und Open Spaces, Flipcharts und Tafeln. Darüber hinaus kommen natürlich Getränke, Speisen und vielleicht das ganze Catering hinzu.

 

Die Catering-Frage: Reichhaltiges Buffet oder lieber raffiniertes Fingerfood?

Nachdem ihr den Raum für eure Veranstaltung gebucht habt, geht es natürlich auch ums Essen. Natürlich hängt das von der Dauer eures Events ab, wenn ihr nur einen halben Tag für eure Veranstaltung plant, dann reichen vielleicht kleine Kaffeepausen mit wenigen Häppchen aus. Ist eure Tagung oder euer Seminar für einen ganzen Tag ausgelegt, muss natürlich etwas Üppigeres her. Mit leerem Magen lässt es sich schließlich schlecht arbeiten und konzentriert bleiben. Manche Locations bieten das Catering selbst im Paket mit an, andere können zumindest Caterer empfehlen, mit denen sie öfter zusammen arbeiten. So habt ihr schon einige Tipps und Adressen, an die ihr euch wenden könnt. Wenn ihr selbst keine genaue Vorstellung davon habt, was zu eurer Veranstaltung passt, können gute Caterer auch ein abgestimmtes Angebot erstellen und Vorschläge zur Wahl der Speisen machen. Reichhaltige Buffets mit einer großen Auswahl an Speisen oder kleine Häppchen und Fingerfood in den verschiedensten Varianten sind momentan besonders beliebt, denn sie haben den Vorteil, dass für jeden Geschmack etwas dabei ist. Bei den vielen Unverträglichkeiten und Allergien heutzutage sowie Essgewohnheiten wie vegetarisch, paleo, vegan oder ähnliches ist es schwierig bei einem fest zusammengestellten Menü die richtige Wahl zu finden, sodass jeder etwas findet und satt wird. Eine Liste unserer Lieblings-Caterer aus dem Bahnhofsviertel haben wir euch schon hier auf dem Blog vorgestellt.

Das Event Marketing nicht vergessen

Natürlich müsst ihr eure Veranstaltung auch entsprechend bewerben und das abhängig davon, wer eure Zielgruppe ist. Für ein firmeninternes Event fällt das Marketing etwas  geringer aus und es reichen Einladungen, die verschickt werden, gegebenenfalls Anmeldungsformulare, eventuelle Programmabläufe und Informationsmappen, falls notwendig. Bei größeren Veranstaltungen mit externen Teilnehmern oder Workshops sieht das Marketing natürlich umfangreicher aus und sollte auch frühzeitig begonnen werden. Hier sind wir wieder beim Thema Timing und Planung. Zu Beginn, wenn nur Termin, Name der Veranstaltung und ein grobes Programm bzw. das Konzept stehen, bietet es sich an, mit dem Marketing zu beginnen. Dafür könnt ihr natürlich mit Newsletter-Ankündigungen arbeiten und das Event anteasern auf den Kanälen, die euch zur Verfügung stehen und die für eure Veranstaltung, vor allem aber für eure Zielgruppe relevant sind. Später geht es an das Versenden von Werbematerial wie etwa Flyer, Einladungen und mehr. Wenn wieder etwas feststeht, wie Referenten, Location, Catering oder das Programm könnt ihr das für euer Marketing verwenden und auf den Kanälen streuen. Hierbei ist es wichtig, die Informationen entsprechend aufzubereiten und Interesse für euer Event zu wecken! Natürlich sollte auch der Ticketverkauf angekurbelt werden. Das Marketing nimmt eine Menge Raum bei der Veranstaltungsplanung ein und damit entscheidet sich natürlich auch über die Verkäufe der Tickets.

Ein buntes Programm mit häufigen Pausen führt zum Erfolg

Zu guter Letzt entscheidet neben den bisher angesprochenen Rahmenbedingungen selbstverständlich auch der Inhalt über den Erfolg eurer Tagung oder eures Seminars. Dafür solltet ihr für ein ansprechendes Programm sorgen, dass im zeitlichen Ablauf großzügig berechnet ist. Bei Vorträgen und Keynotes sowie interaktiven Elementen während der Veranstaltung kommt es immer zu Verzögerungen, daher solltet ihr den zeitlichen Ablauf nicht zu straff planen, sondern direkt mit einem Zeitpuffer arbeiten. Zudem solltet ihr nach etwa 1,5 bis 2 Stunden jeweils eine kurze Pause einbauen, diese sind wichtig, um kurz etwas zu trinken, zur Toilette gehen zu können oder kurz etwas frische Luft schnappen zu können. Allerdings solltet ihr die Pausen auf eine kurze Zeitspanne festlegen und auch einhalten, dafür eignen sich etwa 10 bis allerhöchstens 20 Minuten, je nach Teilnehmeranzahl. So bleibt auch die Konzentration aufrecht erhalten, denn etwas gestärkt, kann man sich auf den nächsten Programmpunkt wieder besser konzentrieren.

Neben Pausen und dem Ablauf stellen aber natürlich auch die Speaker oder Referenten einen Punkt auf eurer Veranstaltungsliste zur Organisation dar. Wenn ihr jemanden Bestimmtes wie etwa einen Experten des Fachgebietes im Kopf habt, solltet ihr eure Anfrage früh rausschicken. Je früher ihr Speaker anfragt, desto weniger Absagen bekommt ihr, weil diese schon anderweitig gebucht sind. Außerdem lässt sch somit auch schneller die komplette Programmplanung beginnen, wenn die meisten Referenten feststehen. So lassen sich die Programmpunkte thematisch gestalten und ihr könnt auch inhaltlich die Vorträge schon abstecken. Natürlich sollte auch die Anreise der Referenten abgesprochen werden und ihr solltet einige Informationen einholen, wenn ihr Infomappen für die Teilnehmer erstellen wollt. Am besten ihr fragt auch ein paar mehr Referenten an, so habt ihr jemanden in der Hinterhand, wenn Speaker krankheitsbedingt oder aus anderen Gründen absagen.

 

Checkliste für eine gelungene Planung eures Events

Wir hoffen, ihr habt damit einen Einblick und eine gute Übersicht bekommen, an was ihr bei der Veranstaltungsplanung alles denken solltet und wann welche Dinge auf eurer Prioritätenliste wichtig sind. Solch eine Liste ist wirklich ein tolles “Tool”, um nichts zu vergessen und zeitlich alles im Griff zu haben. Wir haben im Netz eine super Checkliste für die Veranstaltungsplanung gefunden, die euch dabei vielleicht hilft oder als Vorlage dienen kann. Natürlich hängen die Punkte stark von der Art und der Größe eurer Veranstaltung ab, aber ihr könnt die Liste ja um eure weiteren Punkte ergänzen!

 

Redaktion
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Die MEET/N/WORK Redaktion ist stets auf der Suche nach aktuellen Trends in der Coworking Szene, nach interessanten Events und Veranstaltungen, den besten Lokalen in der Umgebung und nach allem, was die Community vernetzt und ihr einen Mehrwert bringt.

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