13 Okt Community Tipps: Rechnungen schreiben

Neben unserem leckeren Kaffee, spannenden Events und unseren Beiträgen zu Design Thinking und Meetings, möchten wir euch ab sofort mit einer neuen Beitragsserie noch mehr praktische Tipps und Tricks für euren Arbeitsalltag liefern. Unter dem Titel „Community Tipps“ werden wir von Zeit zu Zeit einfach Organisatorisches und Nützliches für euch zusammentragen und damit für ein wenig Erleichterung für euer Business sorgen. Wenn euch etwas auf dem Herzen brennt, immer her damit! So können wir euch unterstützen und brandaktuelle Themen aufgreifen.

Da unsere Räume und Büros nicht nur für Tagungen und Meetings genutzt werden, sondern auch von Freelancern und  Selbstständigen, wollen wir in der ersten Ausgabe sozusagen gleich den Fokus auf etwas Grundlegendes richten. Als Freiberufler kommt man nicht darum herum, Rechnungen zu schreiben und was es dabei zu beachten gibt, wie diese auszusehen hat und welche rechtlichen Anforderungen gelten, das klären wir jetzt.

Rechnungen richtig schreiben – So geht’s

Eine Rechnung ist das Dokument, auf dem ihr den Wert eurer erbrachten Dienstleistung oder eines gelieferten Produkts niederschreibt und den jeweiligen Empfänger, euren Kunden zur Zahlung auffordert. Damit eine solche Rechnung auch wirklich gültig ist und die Leistungen eures Unternehmens vom Finanzamt anerkannt werden, muss eine Rechnung bestimmte Pflichtangaben enthalten. Beim Rechnungen Schreiben solltet ihr in jedem Fall sorgfältig und gründlich sein, damit ihr keine Fehler macht und am Ende auch wirklich für eure Dienstleistung bezahlt werdet. Welche Pflichtangaben es für eine Rechnung gibt, erfahrt ihr im Folgenden.

Welche Angaben muss eine Rechnung unbedingt enthalten?

Die Angaben, die auf einer Rechnung unbedingt stehen müssen, sind in § 14 Umsatzsteuergesetz geregelt. Dort findet ihr die genaue Auflistung. Fehlen einzelne Punkte, erkennt das Finanzamt die Rechnung nicht als Geschäftsdokument an und ihr könntet dahingehend Probleme bekommen, dass die Vorsteuer nicht abgezogen wird. Um das zu vermeiden, achtet auf diese Angaben, die eure Rechnung in jedem Fall enthalten sollte:

• Vollständiger Name sowie Anschrift eures Unternehmens und gegebenenfalls auch die Rechtsform
• Name und Anschrift des Leistungsempfängers
• Zeitpunkt der Lieferung oder Termin der erbrachten Leistung
• Menge sowie Name der Produkte oder Dienstleistungen
• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer
• Steuernummer (bei umsatzsteuerbefreiten Unternehmen) oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen)
• Gegebenenfalls Umsatzsteuersatz

Wenn ihr auf Nummer sicher gehen möchtet, dass eure Rechnungsvorlage alle Angaben enthält, habt ihre verschiedene Möglichkeiten:

• Ihr könnt ein erstes Rechnungs-Exemplar von einem ausgebildeten Steuerberater korrigieren lassen und möglicherweise fehlende Angaben ergänzen.
• Online findet ihr auch kostenlose Rechnungsvorlagen zum Herunterladen. Mit deren Hilfe könnt ihr prüfen, welche Angaben eine korrekte Rechnung enthalten muss und diese durch die entsprechenden Daten eures Unternehmens ersetzen.
• Mit einer speziellen Software zur Auftragsbearbeitung könnt ihr über ein Online-Rechnungsprogramm eure Rechnungen schnell und unkompliziert schreiben. Bedienungsfreundliche Benutzeroberflächen sorgen dafür, dass ihr alle wichtigen Daten eingebt und die Rechnung auf diese Weise rechtskonform erstellt ist.

Ist eine Rechnung gültig, wenn ihr diese per E-Mail verschickt?

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz im Jahr 2011 wurde die elektronische Rechnung mit jener in Papierform gleichgesetzt. Das bedeutet: Eine Rechnung ist genauso gültig, wenn ihr sie auf dem elektronischen Weg zuschickt, wie zum Beispiel per E-Mail. Dafür muss sie aber dieselben oben genannten Pflichtangaben enthalten, wie eine Rechnung in Schriftform. Außerdem muss der Empfänger der elektronischen Rechnung zugestimmt haben. Dafür bedarf es allerdings keiner bestimmten Form. Ihr könnt eine solche Zustimmung etwa in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen vermerken. Daneben muss die Echtheit, Lesbarkeit und Unversehrtheit der elektronischen Rechnung gewährleistet sein.

Was müsst ihr bei Rechnungen ins Ausland beachten?

Für Rechnungen ins Ausland gibt es zusätzlich zu den bereits  aufgezählten Pflichtangaben weitere Kriterien, die ihr beachten müsst. Außerdem gibt es weiter Unterschiede, je nachdem ob euer Kunde, also der Leistungsempfänger sich innerhalb oder außerhalb der EU befindet.

Rechnungen ins EU-Ausland

• Rechnungen eines deutschen Unternehmens ins EU-Ausland enthalten keine Umsatzsteuer. Im Bestimmungsland unterliegen sie dann der jeweiligen Erwerbsbesteuerung.
• Rechnungen ins Ausland müssen sowohl die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eures Unternehmens als auch jene des Leistungsempfängers enthalten.
• Eine Lieferung oder erbrachte Leistung müsst ihr außerdem in euren Zusammenfassenden Meldungen beim Finanzamt angeben.

Rechnungen außerhalb der EU

• In der Regel stellt ihr die Rechnungen für Kunden außerhalb der EU-Mitgliedsstaaten genauso ohne deutsche Umsatzsteuer. Einige Drittländer haben allerdings ähnliche Umsatzsteuersysteme wie Deutschland. Dazu zählt zum Beispiel die Schweiz. In diesem Fall ist es eure Pflicht zu prüfen, ob das gelieferte Produkt oder die erbrachte Leistung aus eurem Unternehmen umsatzsteuerpflichtig ist und ihr gegebenenfalls Umsatzsteuer abführen müssen oder nicht.
• Solltet ihr die ausländische Steuer nicht erstattet bekommen, müsst ihr diese als Betriebsausgaben verbuchen.

Achtet bei der Rechnungsstellung darauf, dass sowohl im Inland als auch im Ausland alle Angaben korrekt und lückenlos auf der Rechnung enthalten sind. So könnt ihr eure gelieferten Produkte sowie erbrachten Leistungen immer genau belegen und es besteht keine Gefahr, dass ihr für die Umsatzsteuer selbst gerade stehen müsst.

Wir hoffen, dass ihr mit diesem kleinen Exkurs und unserem (ersten) Community Tipp zum Thema rechtsgültige Rechnung nun auf der sicheren Seite seid und einen guten Überblick bekommen habt, was alles in eure Rechnung gehört und was eventuell auch nicht. Im Netz gibt es ja mittlerweile so einiges an Informationen und auch Vorlagen zu finden, allerdings solltet ihr dabei mit den Quellen kritisch umgehen und zur Not lieber einen Steuerberater oder auch einen Anwalt hinzuziehen. Erst dann könnt ihr sicher ein, dass euer Rechnungen korrekt geschrieben sind.