29 Jan. Unterschätzt, aber entscheidend: Die E-Mail-Signatur als digitales Aushängeschild

Ja, ihr habt richtig gelesen, es soll um die E-Mail-Signatur gehen. Sie kommt so oft zum Einsatz, wird am meisten genutzt, aber bekommt selten die Beachtung, die sie als starkes Marketinginstrument verdient. Jedes Mal wenn ihr Kunden, Geschäftspartnern und Behörden eine E-Mail schreibt, kommt sie zum Einsatz. Sollte sie zumindest. Und genau deshalb zeigen wir euch, warum eure E-Mail-Signatur euer digitales Aushängeschild ist:

Was ist eine geschäftliche E-Mail-Signatur?

Wichtig ist, dass die E-Mail-Signatur geschäftlich einen ganz anderen Stellenwert hat, als bei privaten E-Mails. Sie ist das Aushängeschild eures Unternehmens und gibt Informationen über die Kontaktmöglichkeiten zu euch. Zudem ist sie in Deutschland Pflicht, denn bei Geschäftsbriefen, und das umfasst auch eine Geschäfts-E-Mail, sind spezielle Pflichtangaben erforderlich. Daher müsst ihr eine E-Mail-Signatur sogar verwenden.

Mehr als nur ein Name

Die Signatur ist nicht die Abschiedsformel und der Name. Sie ist viel mehr. Die E-Mail-Signatur übernimmt die Funktion einer Visitenkarte und damit wird schon klar, sie hat Einfluss. Sie entscheidet auch über den Eindruck, den der Empfänger euer E-Mail bekommt. Für den ersten Eindruck geht es natürlich um Professionalität und Vertrauen. Für den wiederholten Schriftverkehr per E-Mail hat sie die Aufgabe, einen Wiedererkennungseffekt zu schaffen. Die Signatur ermöglicht es euch also per E-Mail Seriosität und Vertrauen im digitalem Raum.

E-Mail-Signatur vs. klassische Visitenkarte

Eine Visitenkarte ist natürlich super im 1:1 und auch heute kann sie trotz Digitalisierung noch ihre Wirkung entfalten. Wie das gelingt, haben wir im Artikel zu Printmarketing erklärt. Durch entsprechende Gestaltung und den persönlichen Kontakt vor Ort kann sie ein wertvolles Marketinginstrument sein. Aber die E-Mail-Signatur ist noch viel wichtiger, da Schriftverkehr heute meist per Mail erfolgt. Für alle, de remote oder hybrid arbeiten und das auch überregionale oder sogar international hat die Visitenkarte keinen Wirkungshebel. Die E-Mail-Signatur dagegen schon, denn sie kommt bei jeder E-Mail zum Einsatz. Eure E-Mails gehen zudem auch an mehrere Empfänger und ihr könnt zudem schnell aktualisieren, sollte sich etwas ändern. Gerade für kleine Unternehmen, Soloselbstständige und Freiberufler ist die E-Mail-Signatur eines der wichtigsten Tools, um professionell aufzutreten und im Gedächtnis zu bleiben.

Was muss alles in die E-Mail-Signatur?

Die E-Mail-Signatur muss gewisse Anforderungen erfüllen, die für Geschäftsbriefe gelten. Diese Pflichtangaben sind für E-Mails unterschiedlich, je nach Rechtsform. Die gesetzlichen Anforderungen sind dann verschieden. Grundsätzlich sind folgende Informationen in der E-Mail-Signatur Pflicht:

• Name des Unternehmens
• Rechtsform des Unternehmens (z.B. GmbH, AG)
• Sitz des Unternehmens (Anschrift)
• Registergericht und Handelsregisternummer (falls zutreffend)
• Vor- und Nachname des Vertretungsberechtigten (z.B. Geschäftsführer)

 
Demnach kann es natürlich sein, dass die Signatur sich in der Länge unterscheidet. Viele Signaturen enthalten zudem noch Kontaktinformationen für die verschiedensten Kontaktmöglichkeiten, wie Telefon, Mobilnummer oder Webseite. Wichtig ist natürlich auch, dass ihr die Signatur sofort aktualisiert, sobald sich Adresse, Geschäftsführer oder Kontaktdaten ändern.

Die Geschäftsadresse in der E-Mail-Signatur

Die E-Mail-Signatur ist Teil des professionellen Auftritts und damit unerlässlich. Das gleiche gilt für die Geschäftsadresse, denn diese zählt zu den Pflichtangaben für die Signatur. Genau aus diesem Grund spielt auch die angegebene Adresse keine unerhebliche Rolle für den Unternehmensauftritt.

Außenwirkung für das Unternehmen

Da die E-Mail-Signatur so oft zum Einsatz kommt, hat sie natürlich auch eine große Wirkung. Das überträgt sich auf die angegebene Adresse. Für euer Unternehmen gilt natürlich, dass ihr seriös auftreten wollt und das muss auch die Adresse leisten. Der Standort eines Unternehmens ist auch immer ein Vertrauenssignal und unterstreicht die Wirkung. Selbst wenn ihr kein Büro oder Geschäftsräume habt, solltet ihr durch eure Adresse professionell wirken.

Privat- oder Geschäftsadresse

Natürlich können Freiberufler ihre Privatadresse als Geschäftssitz angeben und damit auch als Geschäftsadresse nutzen. Diese kann dann auch in der E-Mail-Signatur angeben werden. Doch die Außenwahrnehmung leidet im Zweifel darunter. Mit einer Geschäftsadresse gelingt die Trennung von Privatleben und Beruflichem natürlich leichter. Eine virtuelle Geschäftsadresse ermöglicht euch einen einheitlichen Auftritt, der Seriosität ausstrahlt. Damit schützt ihr außerdem eure Privatsphäre und eure private Adresse.

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Einheitlicher Auftritt mit Webseite, Impressum und Geschäftsadresse

Natürlich spielt die E-Mail-Signatur auch eine Rolle in einem größeren Gefüge, denn sie sollte auf die Website abgestimmt sein. Angaben im Impressum, wie auch die Geschäftsadresse, sollten natürlich mit denen in der Signatur übereinstimmen. Das unterstützt auch wieder das Vertrauen in euer Unternehmen und die Wiedererkennbarkeit.

Häufige Fehler in der Signatur vermeiden

Natürlich schleichen sich auch immer mal wieder Fehler in die E-Mail-Signatur ein. Daher solltet ihr sie auch regelmäßig überprüfen. Hier kommen die häufigsten Fehler und wie ihr sie vermeiden könnt:

• Unvollständige Signatur – Häufig werden Pflichtangaben vergessen und die Signatur ist nicht vollständig. Daher solltet ihr auch vergewissern, das ihr alle Angaben gemacht habt und wichtige zusätzliche Informationen enthalten sind.
• Nicht aktuell – Bereits angesprochen haben wir eine beliebte Fehlerquelle, denn wenn ihr mit dem Unternehmen umgezogen seid, sich eure Website oder Telefonnummer geändert hat, solltet ihr das unbedingt in der Signatur aktualisieren und ändern.
• Uneinheitliche Signaturen im Team – Wer Mitarbeitende hat oder regelmäßig in Teams arbeitet, sollte unbedingt eine einheitliche Signatur verwenden. Daher gleicht diese am besten ab oder erstellt direkt eine Vorlage, die jeder nutzt und nur auf den jeweilgien Namen anpassen kann.
• Zu lang oder unübersichtlich – Ein häufiger Fehler, gerade bei kleinen und mittelständischen Unternehmen, ist eine Signatur, die überfordert. Das kann sein, da sie einfach zu lang ist und viel zu viele Informationen enthält. Oder aber die E-Mail-Signatur ist ohne Struktur und daher unübersichtlich. Definiert dafür eine klare Struktur und behaltet diese konsequent bei.
• Zu viele Links – E-Mail-Signaturen wirken auch schnell überladen, wenn zu viele Verlinkungen enthalten sind. Wenn ihr auf Website, E-Mail-Adresse sowie Social Media verlinkt, dann müssen nicht noch weitere Links eingebaut werden. Platziert Verlinkungen gezielt und überlegt, welche wirklich Mehrwert bringen.
• Kein Logo – Auch wenn E-Mails natürlich durch Bilddateien größer werden, so solltet ihr auf das Logo eures Unternehmens nicht verzichten. Als png-Datei ist diese komprimiert und ohnehin nicht besonders groß, lässt sie sich wunderbar einbinden. Diese sorgt auch für Wiedererkennung, wenn E-Mail-Empfänger mit anderen Kanälen wie Website oder Social Media in Kontakt kommen.

Fazit: E-Mail-Signaturen haben einen größeren Wirkungskreis als gedacht

Die E-Mail-Signatur ist wesentlicher Teil eines professionellen Unternehmensauftritts. Auch wenn sie schnell übersehen oder überlesen wird, so kommt sie doch häufig zum Einsatz. Als Marketinginstrument sollte sie sich daher in den gesamten Auftritt eures Unternehmens einfügen, sodass Sie die Professionalität und Seriosität unterstreicht. Neben Pflichtangaben solltet ihr die Signatur bewusst übersichtlich halten und nur mit relevanten Informationen ergänzen. Diese kleinen Details machen den Unterschied und eine seriöse Geschäftsadresse unterstützt den professionellen Anspruch noch.