23 Okt. Mit diesen 5 Automatisierungen sparen Selbstständige wertvolle Zeit

Gründende und Selbstständige müssen sich um viele Dinge im Alltag kümmern, die nichts mit der eigentlichen Arbeit zu tun haben. Egal ob Angebote, Rechnungen, Kommunikation mit Kunden oder Marketing, vieles wird selbst manuell erledigt und kostet damit viel Zeit. Zeit, die dann für die eigentliche Arbeit fehlt oder aber zu langen Arbeitstagen führt. Genau da setzen Automatisierungen an, denn diese sparen wertvolle Zeit, indem regelmäßige Prozesse automatisiert werden. Was ihr diese Prozesse in eurem Arbeitsalltag einfach durch automatische Workflows ersetzen könnt, das zeigen unsere Tipps:

Entlastung im Arbeitsalltag durch clevere Tools und automatisierte Workflows

Jeder hat letztendlich Routineaufgaben, die immer wieder durchgeführt werden und die viel Zeit in Anspruch nehmen. Genau diese Aufgaben könnt ihr mit Hilfe einer Software einfach automatisch erledigen lassen, so spart ihr euch wertvolle Zeit. Dafür müsst ihr keine
Programmierer sein oder technisch wahnsinnig versiert. Es geht vielmehr darum, mit den richtigen Tools Abläufe zu automatisieren, sodass Daten zwischen Programmen übergeben werden, ohne dass ihr manuell eingreifen müsst. Wenn verschiedene Dienste oder Programme durch Automatisierungsplattformen miteinander verbunden werden, dann entstehen sogenannte Workflows. Diese erleichtern euch den Arbeitsalltag. Wir sprechen da gar nicht von den großen Aufgaben, sondern meist sind es kleine Dinge, die oft gemacht werden müssen und dadurch viel Zeit fressen.

Wo Selbstständige richtig Zeit sparen können

Das Abtippen von Kundendaten aus E-Mails oder Calls, Daten aus dem Anfrageformular übertragen oder Termine manuell im Kalender eingeben, diese kleinen Dinge sind vermeintlich schnell gemacht. Es sind aber die größten Zeitfresser, denn es summiert sich schnell. Besonders Soloselbstständige verbringen überdurchschnittlich viel Zeit mit Verwaltung anstatt der eigentlichen Arbeit, das zeigen Untersuchungen zur Arbeitsorganisation. Digitalisierung ist da natürlich ein erster Schritt, aber oft gibt es dann nur Insellösungen, die nicht ineinander greifen oder miteinander sprechen. Für eine moderne Arbeitsweise lohnt ein Blick auf neue Arbeitsmodelle und flexible Arbeitsplätze, denn sie verdeutlichen, wie stark Technik und Organisation zusammenhängen. Wobei ihr wirklich Zeit sparen könnt, das wollen wir euch zeigen und stellen fünf Workflows mit den passenden Tools vor:

1. Leads automatisch ins CRM übertragen

Ganz klassisch und unglaublich aufwendig ist die Weiterverarbeitung der Daten, die über das Anfrageformular kommen, das auf der Webseite eingebunden ist. Das muss nicht manuell erfolgen, sondern durch die passenden Schnittstelle prüft eine Software direkt die Angaben, erstellt einen neuen CRM-Eintrag und meldet den neuen Kontakt. So werden die Daten direkt erfasst und die Kontaktformular-Einträge landen ohne manuelles Kopieren direkt im Kundensystem. Auf diese Weise geht keine einzige Anfrage mehr unter, auch wenn an einem Tag einmal viel Interessierte gleichzeitig ihre Daten eingeben. Optional könnt ihr auch eine Aufgabe zur Kontaktaufnahme für den kommenden Arbeitstag ergänzen, so seid ihr noch einen Schritt weiter.

Passende Tools dafür sind etwa

• Pipedrive: Kontakte und Verkaufschancen lassen sich darin gut organisieren, Erinnerungen und Aufgaben automatisieren und dann auch Verkäufe bei definierten Bedingungen in eine andere Phase verschieben. (www.pipedrive.com)
• HubSpot CRM: Ihr wollt alle Kontakte, Anfragen und Wiedervorlagen an einem Ort verwalten, dann ist es perfekt, um mit einem passenden Formular sogar ohne zusätzliche Automatisierungsplattform einen Teil des Ablaufs abbilden zu können. (www.hubspot.de)

2. Newsletter-Anmeldungen direkt verarbeiten

Neue Newsletter-Abonnenten müssen in der richtigen Liste landen, direkt begrüßt werden und passende Inhalte bekommen. Wenn ihr eure Verteiler-Liste und Abonnenten manuell verwaltet, kostet das enorm viel Zeit. Viel einfacher gelingt die Verwaltung eures Newsletters, wenn ihr durch einen cleveren Workflow neue Abonnenten automatisch zuordnen lassen und Willkommensnachrichten verschicken könnt. Natürlich muss die Anmeldung datenschutzkonform sein, sodass die erste Nachricht erst nach dem Double-Opt-in erfolgt. Ihr könnt auch vorbereitete E-Mail-Serien so automatisiert versenden oder kostenlose Downloads zur Verfügung stellen.

Passende Tools dafür sind etwa

• Brevo: Ein klassisches Newsletter-Tool, das aber auch die Kontaktverwaltung vereinfacht und automatisierte E-Mail-Kampagnen ermöglicht. Auch die weitere Kundenkommunikation kann damit automatisiert abgedeckt werden. (www.brevo.com)
• MailerLite: Für Newsletter, Anmeldeformulare und automatisierte E-Mail-Sequenzen. Ein möglicher Einstieg für Selbstständige, die ihre E-Mail-Liste aufbauen möchten. (www.mailerlite.com)

3. Social-Media-Posts vorplanen

Beim Thema Marketing zeigt sich der Nutzen besonders deutlich, denn insbesondere Social Media Marketing frisst viel Zeit. Mit Automatisierungen lassen sich Beiträge hervorragend vorbereiten und das für mehrere Wochen und über mehrere Kanäle veröffentlichen. Die Content-Erstellung erfolgt zwar nicht automatisiert, aber die Posts werden automatisch nach festgelegtem Zeitplan veröffentlicht, ohne dass ihr aktiv werden müsst.

Passende Tools dafür sind etwa

• Meta Business Suite: Für Facebook und Instagram könnt ihr ganz einfach die eigene Plattform nutzen und darin Posts erstellen und vorplanen. (www.business.facebook.com)
• Buffer: Eine Alternative für die Planung und zeitgesteuerte Veröffentlichung von Inhalten ist Buffer, damit könnt ihr auch auf weiteren Netzwerken Posts automatisiert veröffentlichen lassen. (www.buffer.com)

4. Rechnungen und Belege ablegen

Eingangsrechnungen kommen per E-Mail, Kassenbons sind im Portemonnaie und E-Rechnungen liegen in verschiedenen Ordnern ohne Struktur. Buchhaltung kostet so wahnsinnig viel Zeit und bindet Ressourcen. PDF-Dokumente und E-Rechnungen können durch Workflows erkannt, umbenannt und korrekt archiviert werden. Parallel übernimmt ein zweiter Ablauf die Buchhaltung im Hintergrund, sodass eingehende Rechnungen erfasst und abgelegt werden. Das ist besonders hilfreich, wenn ihr auch ortsunabhängig in Corwoking-Umgebung arbeiten wollt. So bleibt ihr flexibel. Eine vollständige Automatisierung der Rechnungsverarbeitung ist dann der nächste Schritt.

Passende Tools dafür sind etwa

• sevdesk: Rechnungsstellung und Belegverwaltung lassen sich damit wunderbar bündeln. Zudem könnt ihr automatisierte Rechnungsabläufe und die Archivierung von Rechnungen so effizient erledigen lassen. (www.sevdesk.de)
• DATEV Unternehmen online: Der Buchhaltungsprozess lässt sich komplett digital gestalten, sodass eingehende Rechnungen zentral verarbeitet werden und für die Buchführung bereitgestellt werden können. (www.datev.de)

5. Termine synchronisieren

Ein Kunde bucht einen Termin, anschließend braucht es dafür einen Kalendereintrag sowie eine Terminbestätigung oder eine Erinnerung. Wer viele Termine vereinbart, ist dann lange mit Kalenderpflege und dem Terminmanagement beschäftigt. Workflows vereinfachen den
Prozess, indem Online-Buchungstools für Termine mit dem Kalender verbunden werden und Bestätigungen oder Erinnerungen automatisiert verschickt werden. Zudem lassen sich im Hintergrund Aufgaben zur Vorbereitung erstellen, wie etwa Fragebogen zu Beginn
versenden oder aber bisherige Mails für den aktuellen Stand prüfen.

• Calendly: Erste Automatisierungen lassen sich wunderbar umsetzen, sodass Buchungsbestätigungen und Erinnerungen verschickt werden, ohne dass ihr aktiv werden müsst. Schnittstellen zum Kalender sorgen für zeitaktuelle Verfügbarkeit von Terminen. (www.calendly.com)
• Google Kalender: Eine einfache Basis zur Verwaltung eurer Termine, die sich in Kombination mit einer Buchungssoftware und verknüpften Kalendern für automatisierte Buchungen, Bestätigungen und mehr nutzen lässt. (www.calendar.google.com)

Diese Tools sind ein erster Schritt der Automatisierung. Mit Automatisierungsplattformen wird der manuelle Zeitaufwand noch geringer, da weitere Schritte und Aufgaben parallel erledigt werden können.

Flexibles Arbeiten durch Automatisierungen neu gedacht

Selbstbestimmtes Arbeiten und New Work wird oft mit zeitlicher Flexibilität und Freiheit gleichgesetzt. Wenn ihr allerdings jede Menge Zeit in Verwaltungsabläufen verbringt, hat das weniger etwas mit Freiheit zu tun. Gerade für wiederkehrende Aufgaben sind automatisierte
Abläufe perfekt, sodass ihr wieder mehr Kontrolle über eure Arbeitszeit bekommt. Damit bleibt auch mehr Raum für anspruchsvollere Tätigkeiten, sinnstiftende Arbeit und das Wesentliche. Der New Work-Gedanke wird noch stärker, wenn ihr auf KI-gestützte Automatisierungen setzt, denn diese bringen einen ganz neuen Impuls. Workflows werden damit noch einfacher und effizienter zu organisieren. Wichtig ist dabei, dass Technik immer nur ein Werkzeug sein kann und für Entlastung im Arbeitsalltag sorgen soll. Nur Abläufe, die wirklich einfach und wiederkehrend sind, sollten automatisiert werden. Alles andere erzeugt Komplexität, ohne echten Mehrwert zu liefern.

Die technische Basis für eigene Automatisierungen schaffen

Der Start ist über die genannten Tools wunderbar zu meistern und wird oft über cloudbasierte Dienste leicht. Diese stoßen jedoch schnell an ihre Grenzen, wenn es um den Umfang, die möglichen Schnittstellen, das monatliche Aufgabenlimit oder den Datenschutz geht. Sensible
Daten sollten vielleicht auch besser im eigenen Zugriff bleiben. An dieser Stelle lohnt ein Blick auf n8n hosting, denn die quelloffene Plattform lässt sich auf einem eigenen Server betreiben und bietet dadurch mehr Gestaltungsspielraum als viele Cloud-Angebote mit
festem Kontingent. Wer die Software selbst hostet, behält die volle Kontrolle über Daten und Workflows.

Beim Vergleich verschiedener Server-Angebote in diesem Bereich wird neben anderen auch IONOS genannt.

Für die Entscheidung, was zu euch passt, spielen Faktoren wie Speicherplatz, Rechenleistung und die mögliche Skalierung eine Rolle. Wenn ihr gerade erst mit dem Aufbau eines eigenen Servers beginnt und noch keine Erfahrungen gesammelt habt, solltet ihr die folgenden Punkte sorgfältig prüfen und bedenken, bevor es tatsächlich losgeht und die ersten konkreten Entscheidungen getroffen werden müssen:

• Wie viele Workflows laufen regelmäßig und wie rechenintensiv sind sie?
• Werden besonders schützenswerte personenbezogene Daten verarbeitet?
• Soll die Lösung mit dem eigenen Geschäft mitwachsen?

Wenn ihr auf diese grundlegenden Fragen klare Antworten habt, dann gelingt der Übergang von zeitintensiver, manueller Arbeit hin zu wohlüberlegten und strukturierten Prozessen, die entlasten, deutlich leichter.

Fazit: Gezielte Automatisierungen entlasten Selbstständige und ermöglichen ihnen mehr Zeit

Kleine Automatisierungen durch erste Tools vereinfachen euren Arbeitsalltag direkt und nehmen euch bereits kleine Verwaltungsaufgaben ab. Durch eine Automatisierungsplattform und eine gute technische Basis bekommt ihr noch mehr Freiheit und freie Zeit. Parallele Workflows erleichtern es euch, wiederkehrende Abläufe komplett zu automatisieren. Allerdings ist Automatisierung dabei kein einmaliges Projekt, das irgendwann abgeschlossen wird. Es ist vielmehr ein fortlaufender Prozess, der sich stetig mit den wachsenden eigenen Anforderungen weiterentwickelt und anpasst. Die gewonnene Zeit bietet euch die Chance auf mehr Wertschöpfung in Kundenprojekten, Weiterbildung oder auch einfach Erholung.