31 Aug. Seminare, Tagungen & Workshops effizient gestalten: Mehr Zeit für Ergebnisse

Seminare, Fachtagungen oder externe Workshops bedeuten für viele ein Marathon an Vorbereitung und Planung sowie Kosten. Daher überlegen viele, ob sie an solchen Veranstaltungen, egal ob intern oder extern, überhaupt teilnehmen sollen. Dabei bleibt oft die Frage, ob das tatsächlich nötig ist oder ob man sich den Aufwand und die Teilnahme nicht sparen kann. Genau deshalb solltet ihr eure Seminare, Tagungen und auch Workshops effizient gestalten, damit sie sich auch wirklich lohnen.

Effiziente Seminare, Tagungen & Workshops: So werden Veranstaltungen produktiver

Meetings, Tagungen und Seminare digital zu veranstalten, ist letztendlich keine Lösung, wenn es um Effizienz und Produktivität geht. Klar, digitale Formate sind weniger zeitaufwendig, aber es geht in den meisten Fällen nicht darum, noch mehr Inhalt in die Zeit zu pressen, sondern zuvorderst die Frage nach der Notwendigkeit zu stellen. Braucht ihr dafür wirklich ein Seminar, eine Tagung oder einen Workshop? Manche Themen und Projekte erfordern nämlich die Präsenz oder die Gruppe und funktionieren allein oder digital nicht. Entscheidend für eine effiziente Veranstaltung ist, ob Format, Zeit, Inhalte und Interaktion der Teilnehmenden zum jeweiligen Ziel oder gewünschten Ergebnis passen. Hier kommen unsere Tipps für effiziente Seminare, Tagungen und Workshops:

1.Weniger Seminare und Workshops, mehr Sinnhaftigkeit

Ihr solltet zu Beginn bereits die Frage stellen, wofür brauchen wir das Event. Dabei ist es ganz egal, ob es sich um ein wöchentliches Meeting, ein Seminar oder eine Jahrestagung geht. Veranstaltungen sind auch immer eine Kosten- und Zeitfaktor, weshalb Unternehmen dabei ganz klar die Kosten-Nutzen-Rechnung aufmachen sollten. Der Trend geht mittlerweile dahin, weniger Veranstaltungen, dafür aber mehr in spannende Formate mit persönlichem Austausch als Mehrwert zu investieren. Kein Unternehmen kann es sich heute noch leisten, Events um des Events willen abzuhalten. Zu viel Arbeitskräfte sind in den zahlreichen Seminaren, Tagungen und Konferenzen gebunden. Daher lohnt es sich, wenn ihr diese Fragen einmal vorab klärt:

• Was ist das Ziel des Treffens?
• Bringt es Vorteile, wenn wir es in Präsenz veranstalten?
• Welche Entscheidung, Lösung oder Ergebnis soll am Ende der Veranstaltung stehen?
• Wer muss zwingend teilnehmen?

2. Kürzere Formate mit mehr Fokus

Grundsätzlich lautet unser Tipp nicht, Veranstaltungen in der Zeit einfach zu kürzen. Das führt am Ende nur zu mehr Zeitdruck und keinen klaren Ergebnissen bei euren Seminaren, Workshops und Tagungen. Wir wollen euch lieber dazu animieren, Agenda, Teilnehmerkreis und vor allem die Inhalte auf den tatsächlichen Zweck abzustimmen. Dann wird eure Veranstaltung automatisch kürzer und produktiver. Hier zeichnet sich aktuell der Trend zu Micro Events ab, also kleinen, kuratierten Veranstaltungen. Kleinere Teilnehmerzahl und ein intensiverer Austausch stehen dabei im Fokus. Ihr fragt euch, wie das für eure Workshops und Seminare funktionieren soll?

Indem ihr bspw. statt 8 Stunden Frontalprogramm mit wenigen Pausen bei euer Tagung ganz anders plant. Wenn ihr auf mehr Pausen, und kurze Impulse als Vorträge, Brainstormings oder Diskussionsrunden setzt, dann wird automatisch die Beteiligung größer. Das sorgt für mehr Austausch, bessere Ergebnisse und ein Miteinander.

3. Weg von der Frontalbeschallung

Interaktion ist das Stichwort, denn Events leben von dieser Interaktion und alle fühlen sich mehr mit einbezogen. Ein Workshop bringt den wenigsten etwas, wenn sie nicht einmal zu Wort kommen, Probleme oder Herausforderungen oder auch Lösungsansätze aussprechen können, da wenige Teilnehmer die komplette Redezeit ausreizen. Dabei könnt ihr für Seminare und Tagungen etwa Breakout-Sessions, interaktive Diskussionen, Wahlmöglichkeiten und informelle Zusammenarbeit einbinden. Teilnehmende wollen mit eingebunden werden und ihren Teil beitragen. Je nach Zweck und Event kann das so aussehen:

• kurze Impulse oder Wortmeldungen
• Arbeit in Kleingruppen
• moderierte Diskussionen
• Abstimmungen
• Q&A- Phasen
• gemeinsame Problemlösung
• Praxisübungen
• wechselnde Arbeitsformen

4. Pausen werden unterschätzt

Das klingt vielleicht verrückt, aber ihr solltet unbedingt genügend Zeit für Pausen einplanen. Die Konzentrationsfähigkeit lässt immer mehr nach und vor allem bei Frontalbeschallung. Aber auch bei interaktiven Formaten lohnt es sich reichlich kurze Pausen einzubinden. Moderne Eventkonzepte berücksichtigen genau das, bewusste kurze Erholungs- und Austauschphasen. Je länger eine Veranstaltung dauert, desto mehr leidet die Aufmerksamkeit und das Engagement der Teilnehmenden. In Pausen wird das Gesagte verstanden, hinterfragt und weitergedacht. Daher braucht es dafür genügend Zeit, um die besten Ergebnisse zu bekommen.

5. Experience first – es geht um Mehrwert

Veranstaltungen brauchen heute eine neue Dimension: Die Teilnehmererfahrung. Gute Events zeichnen sich nicht mehr allein durch den Raum, Catering, und Technik aus. Daher solltet ihr den Mehrwert für die Teilnehmenden ganz klar im Blick haben. Das bedeutet: Warum kommen Menschen? Was erleben sie? Was nehmen sie mit?

Effiziente Meetings, Seminare und Tagungen entstehen nicht durch viel Inhalte, sondern durch Pausen, in denen man sich über Inhalte austauschen und diese hinterfragen oder auch weiterdenken kann.

6. Persönlicher Austausch als Schlüsselfaktor

Der Gegentrend zur Digitalisierung lässt sich anhand des größeren Bedürfnisses nach Begegnung und Austausch erkennen. Offline-Formate werden beliebter, da man sich gegenüber steht und sich direkt persönlich austauschen kann. Da Kommunikation digital und/oder durch KI unterstützt stattfindet, ist die Begegnung der eigentliche Grund für Präsenzveranstaltungen. Im Fokus stehen für Unternehmen dabei Connection und Community Building, also plant für gute Tagungen, Seminare und Workshops Raum für Networking mit ein. Dabei geht es wirklich darum, Präsenzveranstaltungen so zu planen und durchzuführen, dass sie Raum bieten für:

• Vernetzung
• direkter Austausch
• spontane Gespräche
• Vertrauensaufbau
• Teambuilding
• gemeinsame Kreativität
• persönliches Lernen

7. Nachhaltigkeit ist Standard

Nachhaltigkeitsaspekte sind schon lange kein Trend mehr, sie sollten mittlerweile Standard sein. Für Tagungen, Workshops & Co. wird das von Teilnehmenden mit vorausgesetzt, sodass Unternehmen sich bei der Veranstaltungsplanung einen Standard erarbeiten sollten. in Bezug auf Nachhaltigkeit bedeutet das eben regionale Anbieter für Catering & Co, Verzicht auf Einwegmaterialien, digitale Unterlagen statt dicken Mappen mit Ausdrucken, cloud-basierte Zugänge oder Verfügbarkeit von Unterlagen, gute Erreichbarkeit mit ÖPNV und angemessene Raumgrößen statt überdimensionierten Locations.

Wenn ihr auf der Suche nach den passenden Räumlichkeiten seid, dann könnt ihr bei uns passende Räume mieten. 

Fazit: Effizienz entsteht durch Austausch und Sinn

Veranstaltungen, egal ob Seminare, Workshops, Tagungen oder Konferenzen, bekommen einen neuen Fokus. Effizienz entsteht dadurch, dass Formate , Interaktion und Sinn hinterfragt und neu gedacht werden. Um Kosten und Nutzen in eine Balance zu bekommen, geht es vielmehr um die Fragen: Wie verändern sich Seminare, Tagungen und Workshops – und was bedeutet das für die Planung und Durchführung? Mehr Interaktion sorgt automatisch für bessere Ergebnisse und damit auch für Produktivität. Die persönliche Begegnung rückt ins Zentrum, denn das ist damit ausschlaggebend, ob jemand an einem Seminar oder Workshop teilnimmt oder nicht. Die neue Formel für Präsenzveranstaltungen lautet daher: Mehr Beteiligung + passende Räume = effizientere Veranstaltungen.

Wir haben den passenden Raum für eure Veranstaltung, ganz egal ob Seminar, Fachtagung oder Workshop. Wir beraten euch gerne zu unserem Raumangebot.