31 Aug Hybride Meetings gestalten – so geht’s!

Die Arbeitswelt veränderte sich im letzten Jahrzehnt rasant. Das wird mit Blick auf tägliche Prozesse unmissverständlich deutlich. Viele Meetings sind heute global und kommen ohne Präsenz aus. Spätestens seit der Corona-Pandemie werden sie von immer mehr Unternehmen ins World Wide Web verlagert. Hybride Meetings verbinden beide Welten. Hierbei sind manche Teilnehmer online zugeschaltet, während sich andere vor Ort in einem Büro befinden. Das bringt Chancen aber auch Herausforderungen mit sich. Wie lässt sich ein hybrides Meeting also erfolgreich gestalten?

Online zugeschaltete Teilnehmer in den Fokus rücken

Ein immer wieder auftretendes Problem bei Meetings ist, dass manche Menschen passiv bleiben. Dadurch wird wertvoller Input verschenkt. Um das zu vermeiden, sollte eine wertschätzende Atmosphäre für einen Austausch geschaffen werden. Für die online zugeschalteten Teilnehmer:innen ist diese aber meist schwerer zu realisieren. Schließlich befinden sie sich nicht direkt vor Ort. Daher ist ein wichtiger Tipp, auf das sogenannte Online-first zu setzen:

Bei diesem Prinzip geht es darum, die Online-Teilnehmer:innen bewusst in den Fokus einer Gesprächsrunde zu setzen. Trotz ihrer fehlenden physischen Präsenz werden sie dadurch optimal in das Meeting eingebunden. Steht eine Diskussion an, sollten also zuerst sie im virtuellen Raum nach deren Meinung befragt werden. Dadurch lässt sich die Gefahr minimieren, dass sie passiv bleiben. Ebenso wie mithilfe einer durchdachten Social Media Strategie im Online-Marketing können die gesetzten Ziele für ein Meeting dank dieses Prinzips einfacher erreicht werden. Schließlich ist der Input jedes Teilnehmers gefragt, um die essenziellen Punkte auf der Agenda zu klären. Online-first macht hybride Meetings also erfolgreicher.

Außerdem könnt ihr natürlich auch für diese Art Meeting eure Teilnehmer:innen mit Brainstorming-Techniken motivieren. Ein paar finden ihr in unserem Blogartikel zu Brainstorming-Meetings.

Mit der richtigen Vorbereitung zum erfolgreichen Meeting

Eine durchdachte Vorbereitung ist bei jedem Meeting Pflicht. Hierbei bildet auch die hybride Variante keine Ausnahme.  Dabei muss auch die Strukturierung des Gesprächs an die Bedürfnisse aller Teilnehmenden angepasst werden. Dazu gehört, vorab schon die Zuständigkeiten zu klären: Damit keine Aufgaben liegenbleiben und wesentliche Punkte übersehen werden, solltet ihr rechtzeitig klären, wer für die Vorbereitung des Meetings verantwortlich ist. Ebenso wichtig ist es, den passenden Termin für ein Meeting zu finden. Gerade, wenn das ein globales Zusammentreffen ist, sind unterschiedliche Zeitzonen zu beachten und fremde Urlaubs- und Feiertagsregelungen. Außerdem solltet ihr Ziele des Meetings festgelegen: Um welche Themen soll es gehen, welche Entscheidungen stehen an. Daraus baut ihr am besten eine Agenda, in der Tagesordnungspunkte festlegt und einen passenden Zeitrahmen dazu definiert.

Mit der richtigen und vor allem funktionierenden Technik an den Start

Das Treffen in einem physischen Raum bedeutet schon einiges an Vorbereitung, doch bei einem hybriden Meeting habt ihr es mit deutlich mehr Technikeinsatz zu tun – und wie gut diese Technik funktioniert, entscheidet auch über den Meetingerfolg: Wenn euch die Kolleg:innen in Übersee einfach nicht hören können, dann funktioniert auch das Meeting nicht.

Die Mindestausstattung für ein hybrides Meeting sind im Besprechungsraum ein Beamer inklusive Leinwand, ein Tischmikrofon sowie Lautsprecher. Die Mitarbeiter:innen im virtuellen Raum benötigen neben einem Rechner mit Webcam im besten Fall externe Lautsprecher und ein externes Mikrofon, besser noch ein Headset. Beachtet: Stundenlange Besprechungen am Rechner mit Headset sind extrem ermüdend und sollten vermieden werden.

Außerdem solltet ihr auf eine verlässlich hohe Leistung ihrer Übertragungsgeräte achten: eine störungsfreie Internetverbindung ist ebenso wichtig wie ein guten Raumklang. Ein passgenau angebrachtes Raummikrofon unterstützt dabei, das Gesagte in guter Qualität in den virtuellen Raum zu übertragen. Störgeräusche in den Räumen solltet ihr vermeiden. Diese schmälern nicht nur die Produktivität der physisch anwesenden Personen. Auch die virtuell Zugeschalteten können diesen Lärm in der Regel hören. Das wirkt ablenkend und kann ein hybrides Meeting unnötig erschweren.

Die menschliche Komponente im digitalen Raum betonen

Sich in hybriden Meetings gegenseitig sehen zu können, ist äußerst wichtig. Schließlich unterstützt die menschliche Mimik und Gestik eine gute Kommunikation – Körpersprache ist eine ganz wesentliche Ebene. Auch Wortmeldungen werden deutlich einfacher wahrgenommen, wenn jeder Meeting-Teilnehmer über eine Webcam zugeschaltet ist. Aus diesem Grund ist darauf zu achten, beim hybriden Meeting stets auf die visuelle Anwesenheit jedes Mitarbeiters zu bestehen. Zusätzlich bietet die aktive Teilnahme über eine Webcam einen weiteren Vorteil nicht nur während des hybriden Meetings: Smalltalk wird dadurch möglich. Er stärkt das Teamgefühl. Auf ihn sollte ebenso wie in einem rein örtlich gebundenen Meeting nicht verzichtet werden.