20 Dez Online Meetings professionell vorbereiten und durchführen  – so geht’s!

Für die Kommunikation mit Kollegen und Geschäftspartnern sind Meetings unerlässlich. Dabei haben Online Meetings mittlerweile die Nase vorn. Sie sind weniger zeitintensiv und ihr könnt von überall aus, also auch remote, daran teilnehmen. Damit spart ihr nicht nur Zeit, sondern eben auch Kosten, wenn nicht alle ins Büro kommen müssen. Wie ihr Online Meetings besonders professionell vorbereiten und dann auch umsetzen könnt, erfahrt ihr in diesem Artikel:

Was macht Online-Meetings besonders erfolgreich?

Wenn ihr selbst einmal nachdenkt, wann ihr zuletzt in einem tollen Online Meeting ward, wie lange müsst ihr überlegen? Hoffentlich nicht allzu lange. Doch oft werden Regeln und Rahmenbedingungen bisheriger Meetings in Präsenz einfach auf Online Meetings übertragen. Das lässt sich oft aber gar nicht so umsetzen. Für Online Meetings müssen andere Rahmenbedingungen geschaffen werden. Die besten Online Meetings sind dabei kurzweilig, informativ und dauern nicht zu lange. Außerdem sollten wirklich nur relevante Teilnehmer dabei sein, die zum entsprechenden Thema oder Projekt etwas beitragen können und das am Ende auch tun.

Professionelle Online Meetings perfekt vorbereiten

Die Vorbereitung ist das A und das O. Nicht umsonst gibt es diese Redewendung und das gilt auch für Online Meetings. Vorbereitung ist wichtig und beinhaltet viele Aspekte, die über eine gelungenes Online Meeting entscheiden. Dabei gilt, dass die Vorbereitung nicht nur denjenigen betrifft, der das Meeting einberuft, sondern auch alle Teilnehmenden sollten sich entsprechend vorbereiten. Der Veranstalter des Online Meetings ist allerdings besonders gefragt, denn die Rahmenbedingungen werden vorab geschaffen. Das liegt in der Verantwortung des Veranstalters. Dabei solltet ihr diese Aspekte im Blick behalten, wenn ihr ein Online Meeting durchführt:

Die richtige Technik wählen

Zu Beginn steht die Technik, denn nur mit dem richtigen Tool kann das Online Meeting auch reibungslos stattfinden. Daher solltet ihr vorab einmal prüfen und entscheiden, wie das Meeting technisch abgehalten werden soll. Zum Einen betrifft das die Internetverbindung. Daher sollten alle Teilnehmer auch über einen entsprechenden Internetzugang verfügen, der stabil ist. Für den Veranstalter ist das natürlich oberstes Gebot, denn der oder die Moderatoren sollten immer die Möglichkeit haben, zu reagieren und sich aktiv einzubringen.

Neben der Internetverbindung ist aber auch wichtig, über welches Tool ihr das Online Meeting stattfinden lasst. Dabei gibt es natürlich mittlerweile viele Anbieter und Tools für Webkonferenzen, doch ihr solltet gezielt eine Wahl treffen. Die bekannten Tools Zoom und Microsoft Teams haben einen großen Vorteil im Vergleich zu kleineren Newcomern – viele kennen diese und nutzen sie auch bereits. Wenn ihr in eurem Unternehmen bisher keine Schulung zur Nutzung eines gewissen Tools angeboten habt, solltet ihr auf die bekannteren Online Meetings-Tools setzen. Damit kennen sich viel aus, die Funktionen sind klar und es muss nicht erst eine technische Einführung stattfinden. Darüber hinaus solltet ihr bei der Wahl auch auf den Datenschutz achten, vor allem wenn es um unternehmensinterne Informationen und sensible Daten geht.

Unsere Top 5 Tools für Online Meetings

Wir wollen euch die beliebtesten und besten Tools hier einmal kurz vorstellen, damit ihr genau wisst, was euch bei der Nutzung erwartet:

• ZoomX: Wenn ihr besonderen Wert auf eure Daten legt, dann solltet ihr den Datenschutz besonders hochhalten bei der Wahl des Meeting-Tools. Dafür ist ZoomX ist beste Variante. Diese Erweiterung von Zoom bietet euch zusätzliche Sicherheit, denn das Hosting der Server ist in Deutschland und damit absolut DSGVO-konform. Ihr habt die gängige Funktionen, die ihr aus Zoom kennt und somit ist das Handling wie gehabt. ZoomX kommt dabei als App zur Nutzung und ihr könnt zudem weitere Apps, wie Slack oder Dropbox für Dokumente & Co integrieren.
• Microsoft Teams: Neben Zoom ist Microsoft Teams eines der beliebtesten Tools. Eure Meetings sind damit digital ebenso einfach wie eure Meetings in Präsenz. Neben der Meeting-Funktion könnt ihr Inhalte gemeinsam teilen, chatten oder auch eure Anrufe darüber laufen lassen. Das ganze gibt es als App oder Anwendung im Browser eurer Wahl.
• Clickmeeting: Wer einen größeren Funktionsumfang benötigt, der ist mit Clickmeeting gut aufgestellt. Die Bedienung dieses Tool ist einfach und intuitiv. Über den Browser erreicht ihr die Plattform, über die ihr neben euren Online Meetings auch Schulungen und digitale Events mit größeren Gruppen veranstalten könnt.
• Google Meet: Der Riese Google darf in unserer Liste natürlich nicht fehlen, denn Google hat für (fast) alles eine Lösung. Für eure Online Meetings gibt es Google Meet. Damit sind Videokonferenzen und Online Meetings ein Kinderspiel, denn die Bedienung ist wirklich simpel. Ihr habt zum Einen die Möglichkeit über den Browser teilzunehmen. Wer mobil arbeitet, kann auch einfach die App auf dem Handy oder Tablet installieren. Für Gäste steht euch dann Google Nest Hub zur Verfügung, sodass diese an euren Online Meetings teilnehmen können.
• GoToMeeting: Kleine Meetings sind bei GoToMeeting gut aufgehoben. Außerdem habt ihr auch die Möglichkeit darüber interne Schulungen bspw. mit kleinen bis mittleren Gruppen umzusetzen. Mit der mobilen App seid ihr außerdem ortsunabhängig flexibel bei euren Online Meetings.

Vorbereitung aller Teilnehmer einfordern

Zur Vorbereitung gehört natürlich auch der rechtzeitige Versand der Ankündigung und des Termins für das Online Meeting. Bei regelmäßigen Meetings wie ein Jour fixe oder ähnliches entfällt das selbstverständlich. Doch bei projektbezogenen Online Meetings solltet ihr frühzeitig den Termin festlegen und kommunizieren. So wird schon früh deutlich, ob alle Verantwortlichen überhaupt teilnehmen können. Darüber hinaus gilt es, nicht nur den Termin zu klären, sondern auch bereits den Inhalt festzulegen und ebenfalls klar zu kommunizieren. Auf diese Weise können alle Beteiligten schon mit der Einladung sehen, worum es konkret geht. Dabei solltet ihr als Veranstalter auch mehr als nur Schlagworte zur Beschreibung nutzen. Ihr könnt dafür konkrete Fragestellungen formulieren und diese als Aufgabe stellen. Mittels einer konkreten Aufgabenstellung für das Online Meeting sollte auch deutlich gemacht werden, wer welche Informationen mit ins Meeting einbringen soll. Darüber informiert ihr, dass alle Teilnehmenden sich vor dem Online Meeting vorbereiten und wichtige Kennzahlen oder Fakten mit ins Meeting bringen sollten.

Den Ablauf bereits vorab festlegen

Nicht nur der Anlass und damit das Thema des Meetings muss klar und verständlich sein. Im besten Falle ist bereits vorab auch eine Agenda erstellt und mit allen Beteiligten geteilt. Ihr könnt dabei gezielt nach wichtigen Punkten für die Agenda fragen und diese dann mit aufnehmen. Solch eine interaktive Methode erfordert allerdings mehr Vorlaufzeit, damit Rückmeldungen eingehen und die Agenda erstellt werden kann. Alternativ könnt ihr eine Agenda selbst erstellen und diese vorab versenden, um über die einzelnen Punkte zu informieren.

Moderatoren benennen

Um die Agenda für euer Online Meeting auch konkret verfolgen zu können, lohnt es sich, einen Moderatoren einzusetzen. Das könne im Zweifel auch mehrere sein, die verschiedene Aufgaben untereinander aufteilen. Das hängt auch immer von der Größe eures Online Meetings ab. Gerade bei größeren Gruppen hilft es, einen Moderator für den Ablauf zu haben, der durch die Agenda führt und die einzelnen Punkte mit den jeweilig Verantwortlichen nacheinander zur Sprache bringt. Ein zweiter Moderator kann sich um Fragen und Anmerkungen sowie technische Schwierigkeiten bspw. im Chat kümmern. Diese kann derjenige dann gesammelt und bereits kuratiert beantworten oder einbringen. Auf diese Weise könnt ihr auch die zeit besser im Blick haben und ergebnisorientierter in Online Meeting arbeiten.

Unsere Tipps für erfolgreiche Online Meetings

Neben den grundlegenden Punkten, die ihr bei der Vorbereitung und Durchführung eurer Online Meetings berücksichtigen solltet, gibt es noch weitere Hilfestellungen. Nachdem wir die Grundlagen geklärt haben, wollen wir euch noch unsere Tipps für reibungslose und professionelle Online Meetings auf den Weg geben. Dazu haben wir bei unseren Kunden einmal nachgefragt und die besten Antworten und Tipps gesammelt. Hier kommen unsere 5 besten Online Meeting Tipps:

• Wer nicht spricht und nicht zu den Moderatoren zählt, sollte sein Mikro ausschalten. Hintergrundgeräusche oder auch schweres Atmen stören das Miteinander und lenken vom Wesentlichen ab. Zudem beeinträchtigt es neben der Konzentration auch die Technik.
• Für Veranstalter kann es auch hilfreich sein, einen geeigneten Raum anzumieten. Wenn ihr bei euch keine entsprechenden Räumlichkeiten für die Umsetzung der Online Meetings habt, unterstützen wir euch bei MEET/N/WORK mit passenden Räumen, damit euer Online Meeting in professionellem Rahmen stattfinden kann.
• Auch wenn Manche sich dagegen sträuben, solltet ihr dennoch darauf bestehen, dass alle die Videoübertragung einschalten. Nur in äußersten Notfällen, wie bei schlechter Internetverbindung etwa, sollte es erlaubt sein, die Videofunktion bei sich auszuschalten. Im Miteinander unter Kollegen ist der Austausch ein anderer, wenn man sich gegenseitig sieht und so such die Gesichter wahrnimmt als nur die Namen der Teilnehmer. Die Interaktion miteinander ist es wichtig und bekommt zudem mehr Verbindlichkeit, wenn ihr euch dabei in die Augen sehen könnt. Entsprechende Hintergründe, die sich einblenden lassen, helfen dabei, das Alltagschaos im Home Office bspw. zu verdecken oder auch die Privatsphäre zu gewährleisten.
• Jeder sollte mit einbezogen werden und sich zum Thema des Online Meetings bestenfalls äußern. Nur durch aktive Teilnahme können Probleme angesprochen werden und fühlen sich alle Teilnehmenden auch mit ihren Bedürfnissen wahrgenommen. Bei größeren Gruppen solltet ihr dabei natürlich auf die Redezeit jedes Einzelnen achten und diese beschränken.
• Am Ende eurer Online Meetings könnt ihr ein Fazit ziehen und auf die anstehenden Aufgaben verweisen. Damit wird für jeden deutlich, was die neuen Arbeitsanweisungen sind und was letztendlich das Ergebnis des Online Meetings ist. Über solch ein Resümee werden Resultate nochmals kurz zusammengetragen und für alle verbindlich formuliert.

Mit Vorbereitung, Technik und Methoden professionelle Online Meetings durchführen

Wir hoffen, ihr habt nun einen guten Überblick, worauf es ankommt, wenn ihr erfolgreiche und professionelle Online Meetings vorbereiten und durchführen wollt. Neben der geeigneten Technik und dem besten Tool für eure Online Meetings, geht es auch viel um die Vorbereitung der Inhalte. Nur durch gute Planung können eure Meetings auch möglichst effizient und ergebnisorientiert stattfinden. Mit unseren Methoden und den fünf Tipps aus der Community seid ihr zudem bestens ausgerüstet, um gemeinsam und interaktiv die besten Ergebnisse mit euren Online Meetings zu erreichen.