23 Jun Rund um das Virtual Office: Geschäftsadresse anmieten

Da viele bei uns Freiberufler, Trainer und Coaches sind, brauchen sie nicht unbedingt einen festen Ort für das eigene Unternehmen und die berufliche Selbstständigkeit. Da stellt sich schnell die Frage nach der Geschäftsadresse. Damit verbunden kommt auch schnell auf, ob ein Virtual Office vielleicht die Lösung ist. Was das Richtige für euch und eure Selbstständigkeit ist, hängt von einigen Faktoren ab. Welche Möglichkeit ihr habt und was ihr beachten solltet bei der Suche nach einer Geschäftsadresse oder einem Virtual Office, das sagen wir euch jetzt.

Die Geschäftsadresse ist auch eine Image-Frage

Natürlich hat der Firmensitz und euer Geschäftsstandort nicht nur organisatorische Gründe, denn aus dem Wohnzimmer heraus lassen sich nicht alle Unternehmen führen. Sobald ihr Kunden empfangt, wird das ganze schwierig. Darüber hinaus ist die Adresse auch eine Image-Frage oder könnte eine solche Entscheidung werden, denn in allererster Linie geht es dabei darum, Vertrauen beim Kunden zu schaffen. Die Wirkung eurer Geschäftsadresse solltet ihr dabei also nicht unterschätzen und auch bei der Wahl beachten. Je nachdem welches Business ihr betreibt, kann eine prestige-trächtige Adresse von Vorteil sein. Solltet ihr als Berater, Jurist oder ähnliches euer Geld verdienen, dann macht es durchaus Sinn, sich eine Geschäftsadresse in einem bestimmten Stadtviertel zu suchen. Einige Stadtteile sind in Großstädten dafür bekannt und stehen für gewisse Eigenschaften und damit natürlich auf für das Klientel. So weckt ihr beim Kunden direkt Vertrauen und gebt ihm ein Gefühl von Kompetenz und Seriosität. Gerade letzteres solltet ihr immer im Blick haben, denn eure Geschäftsadresse wird ja nicht nur an Kunden herausgegeben, sondern sie taucht auch in Verzeichnissen und Registern bei Behörden und Ämtern auf. Einträge ins Handelsregister oder etwa beim Gewerbeamt sind Pflicht, daher überlegt euch gut, was ihr für eine Geschäftsadresse für euer Business wählt.

Eine Geschäftsadresse ist Pflicht

Ein Standort für eure freiberufliche Tätigkeit ist Pflicht, ganz egal ob dort dann tatsächlich euer Business abgewickelt wird oder nicht. Ein unternehmen benötigt eine Geschäftsadresse. Schon beim Finanzamt müsst ihr eine Unternehmensadresse angeben und das zieht sich weiter über entsprechende Verbände, bei anderen Behörden und bei Registereinträgen. Daher kommt ihr nicht drum herum, euch eine Geschäftsadresse zuzulegen. Ein externes Postfach reicht mittlerweile dafür aber nicht mehr aus, denn es gibt einige Gesetzesgrundlagen, die die Anschrift eures Unternehmens erfüllen muss.

Zu diesen gesetzlichen Anforderungen gibt es eine Menge Meinungen und unterschiedlicher Gesetzestextes, allerdings lässt sich das auf einen gemeinsamen Nenner herunter brechen. Eure Geschäftsadresse muss gewährleisten, dass eine schnelle und zuverlässige Kommunikation mit euch bzw. eurem Unternehmen möglich ist. Der Fachbegriff lautet dafür „ladungsfähige Adresse“. Daher sind externe Postfächer dafür nicht geeignet, denn die Post muss auch entgegen genommen und zeitnah beantwortet werden. Dieses Kriterium erfüllt ein Virtual Office normalerweise, sodass das eine gute Alternative zur Heimadresse und dem Home Office ist.

Virtual Office als Unternehmenssitz

Bei Coworking Spaces, wie natürlich auch bei uns, und auch bei Business Centern ist es möglich ein Virtual Office zu mieten. Gleichzeitig könnt ihr aber auch direkt vor Ort ein tatsächliches Büro haben und nicht nur den Postservice und die Geschäftsadresse anmieten. Wer  tatsächlich ein Büro benötigt, da er dort die meiste Arbeitszeit verbringt, für den lohnt sich aber vielleicht auch die Anmietung tatsächlicher Büroräume unabhängig von Coworking-Angeboten. Wer von euch allerdings nur gelegentlich einen physischen Standort benötigt, für den bietet die Anmietung eines Geschäftsraumes bei Coworking Spaces viele Vorteile.

Natürlich ist die räumliche Trennung von Privatem und Beruflichen, wie das sonst bei einem häuslichen Arbeitszimmer schwierig werden könnte, ein ganz klarer Aspekt, den ihr nicht unterschätzen solltet. Allerdings solltet ihr bei der Wahl des Coworking Office oder eines virtuellen Büros ein wenig Recherche betreiben. Die Preise und vor allem auch die Zusatzleistungen variieren je nach Anbieter stark, die in den Paketen zusätzlich enthalten sind.

Flexible Verträge und Service-Pakete für Virtual Offices genau prüfen

Wenn ihr euch für ein virtuelles Büro interessiert, dann solltet ihr euch auf jeden Fall gut informieren, denn die Pakete unterscheiden sich stark im Umfang und dann natürlich auch bei den Kosten. Bekommt ihr ein Office mit dazu? Ist der Postservice integriert? Gibt es einen Telefonservice, wenn Kunden anrufen? Könnt ihr ein Firmenschild anbringen? Und wie lange ist die Vertragslaufzeit? All das solltet ihr vorab klären, bei einer Anmietung in einem Business Center oder einem Coworking Space. An Kosten müsst ihr im zweistelligen Bereich pro Monat rechnen, das hängt aber natürlich auch vom Standort, dem Office und dem entsprechenden Service-Paket ab. Ihr solltet euch im Klaren sein, was ihr alles haben wollt, lieber günstige Tarife oder doch eher flexible Arbeitszeiten beispielsweise. Erst dann könnt ihr die beste Wahl für euch und euer Business treffen!

Bei uns findet ihr natürlich ein entsprechendes Angebot. Mit unserer Lösung könnt ihr direkt ein Virtual Office in Frankfurt anmieten oder aber falls ihr auch ein Büro bzw. Arbeitspatz vor Ort haben wollt, gibt es bei uns auch die Möglichkeit des Coworkings. Meldet euch einfach bei uns und wir finden gemeinsam das Passende Paket für euer Business!

FAQ: Geschäftsadresse anmieten

Muss ich als Freiberufler meine private Adresse preisgeben?

Im Impressum, aber auch für die Eintragung in Handelsregister, bei der Handwerkskammer oder auch beim Finanzamt und auf den Rechnungsschreiben muss die Geschäftsadresse angegeben werden. Wenn die Geschäftsadresse der eigenen privaten Wohnadresse entspricht, dann ja.

Was ist eine Geschäftsadresse?

Eine Geschäftsadresse ist grundlegend die Adresse, unter der ein Unternehmen postalisch erreichbar ist.

Was ist eine ladungsfähige Adresse?

Für eine Geschäftsadresse ist es rechtlich erforderlich, dass es sich um eine ladungsfähige Adresse handelt. Das bedeutet, dass dort das Unternehmen auch tatsächlich erreichbar ist. So muss gewährleistet sein, dass geschäftliche und förmliche Post dort jederzeit empfangen und ggf. weitergeleitet werden kann.

Wie kann ich eine Geschäftsadresse anmieten?

Das geht ganz leicht, denn ihr könnt direkt bei uns eine perfekte Lösung buchen. Dabei bekommt ihr nicht nur eine Geschäftsadresse, sondern auch einen Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt. Die Anmietung ist daher überhaupt kein Problem. Wichtig ist, dass es sich um kein virtuelles Büro handeln darf. Das verhindert, dass sich sogenannte „Briefkastenfirmen“ ergeben, die allerdings nicht ladungsfähig sind.