22 Sep. Wie finde ich den passenden Virtual Office-Anbieter für mein Unternehmen?

Es gibt immer mehr Möglichkeiten mobil zu arbeiten, ob Coworking, ob Workation oder auch ein mobiler Arbeitsplatz. Aber das Virtual Office bietet dazu auch die Geschäftsadresse, die ihr für euer Unternehmen braucht und somit ganz einfach nutzen könnt. Das funktioniert ganz ohne große Büroräume und Mietkosten. Aber wenn ihr jetzt auch auf ein Virtual Office setzen wollt, das euch den Unternehmenssitz bietet und gleichzeitig viel weniger Kosten als ein klassisches Büro beschert, dann fällt die Wahl mittlerweile immer schwerer für einen passenden Virtual Office-Anbieter. Hier erfahrt ihr, worauf ihr achten solltet.

Was ist ein Virtual Office eigentlich?

Das Virtual Office, manchmal auch als virtuelles Büro bezeichnet, ist eine Geschäftsadresse, die Startups, Gründenden und Unternehmen die Chance ermöglicht, ohne ein eigenes physisches Büro einen professionellen Unternehmenssitz zu haben. Virtual Office-Anbieter stellen dafür eine Adresse zur Verfügung, die repräsentativ ist und angemietet wird. Dabei ist ein Postservice dabei, Telefonservice und Meeting- sowie Büroräume können oft flexibel zugebucht werden.

Das Virtual Office bietet euch damit maximale Flexibilität kombiniert mit professioneller Außenwirkung. Daher ist es perfekt für Freelancer, Startups, digitale Nomaden und kleine Unternehmen, die ihre Fixkosten gering halten möchten, aber nicht auf einen seriösen Auftritt verzichten wollen.

Für wen lohnt sich ein virtuelles Büro?

Eine virtuelle Geschäftsadresse ist besonders gut geeignet für Gründende, Freiberufler und Startups. Genauso lohnt es sich für Berater und Beraterinnen, digitale Nomaden, Influencer und kleine Unternehmen, die kein festes Büro benötigen, aber einen professionellen Unternehmenssitz wollen. Mit einem Virtual Office sind die monatlichen Fixkosten geringer, ihr habt außerdem mehr Flexibilität und seid rechtlich auf der sicheren Seite mit einer ladungsfähige Adresse, an der sogar noch die Post entgegen genommen wird. Eine renommierte Adresse im Rhein-Main-Gebiet oder Frankfurt am Main ist ein zusätzlicher Vorteil, denn wer kann schon eine Geschäftsadresse an einem internationalen Finanz- und Wirtschaftsstandort vorweisen.

Die wichtigsten Kriterien bei der Wahl des passenden Virtual Office-Anbieters

Damit ihr bei der Suche nach einem geeigneten Anbieter für eure virtuelle Geschäftsadresse wisst, worauf ihr achten solltet, kommt hier unsere Checkliste für euch:

1. Lage und Umgebung – denn der Standort ist entscheidend

Die Stadt und sogar das Stadtviertel entscheiden mit über die Außenwirkung eures Unternehmens. Frankfurt ist ein internationaler Standort für die Finanzbranche und den Wirtschaftssektor. Namhafte Unternehmen und Banken haben hier ihren Sitz. Damit befindet ihr euch mit eurem Unternehmen in bester Gesellschaft. Gerade das Zentrum großer Städte bietet eine gewisse Reputation und sorgt zudem für eine enge Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel. Das garantiert eine gute Erreichbarkeit, solltet ihr doch einmal Meetingräume in Anspruch nehmen wollen. Die Nachbarschaft zu anderen Unternehmesstandorten schafft zudem Vertrauen.

2. Ausstattung des Anbieters

Neben dem Kern – also dem Virtual Office – solltet ihr auch auf die Ausstattung und Infrastruktur achten. Ein professionelles Auftreten des Virtual Office-Anbieters sorgt ebenfalls für Vertrauen. Wenn ihr doch auch Kundentermine vor Ort wahrnehmen wollt, sind natürlich Meeting- und Tagungsräume ein großer Vorteil als Teil der Ausstattung. Zudem solltet ihr hier auf die technischen Gegebenheiten achten. Das betrifft natürlich eine stabile und zuverlässige Internetverbindung, entsprechende Konferenztechnik und auch Sicherheitsaspekte. Ein Empfangsservice etwa macht gleich einen ganz anderen Eindruck. Wenn ihr das Virtual Office durch entsprechende Services erweitern könnt, ist das außerdem hilfreich.

3. Services und Extras – was ihr braucht

Die Postannahme ist bei den meisten Virtual Office-Anbietern automatisch inkludiert. Zudem gibt es Services, wie etwa die Postdigitalisierung oder einen Telefonservice mit einer regionalen Telefonnummer. Je nachdem was ihr braucht, sind solche Extras als zubuchbare Option besonders wertvoll. Für Kundentermine vor Ort sind Coworking-Plätze oder Meetingräume attraktiv. Auch ein mehrsprachiger Service ist ein Plus, wenn ihr das benötigt.

4. Modelle und Preise

Euer passender Virtual Office-Anbieter sollte die Preise transparent kommunizieren. So wisst ihr direkt, was ihr bekommt und wie viel es euch kostet. Flexible Laufzeiten ergänzen das Angebot und machen es vielleicht besonders attraktiv, wenn ihr euch Flexibilität wünscht. Achtet aber auch auf versteckte Kosten, wie die Extras und Services, die ihr zubuchen könnt. Eventuell werden Postweiterleitung und -digitalisierung extra berechnet oder aber es gibt zusätzliche Bearbeitungsgebühren. Hier solltet ihr Anbieter, Preise und Services vergleichen.

5. Rechtliches und Seriosität – seid ihr abgesichert

Die rechtlichen Rahmenbedingungen machen das Virtual Office erst zur Geschäftsadresse, die ihr anmieten könnt. Dabei muss die Adresse eine ladungsfähige Geschäftsadresse sein. Zudem solltet ihr auf Datenschutz und die DSGVO achten, denn diese sollten vom passenden Virtual Office-Anbieter eingehalten werden. Im Gespräch könnt ihr dazu auch nochmals gezielt nachhaken, um euch so abzusichern. Dabei könnt ihr auch klären, ob die Adresse handelsregisterfähig ist, sofern es für euch relevant ist.

6. Service und Reputation

Am besten ihr schaut euch auch an, wie einfach die Buchung des Virtual Office beim gewünschten Anbieter ist. Könnt ihr dort für Rückfragen jemanden erreichen und gibt es dort generell einen Ansprechpartner bei Anliegen oder Problemen. Auch ein Empfangsservice ist hilfreich, wenn ihr einmal Kundentermine vor Ort wahrnehmen wollt. Zudem sollte die Zuverlässigkeit gewährleistet sein, wird die Post schnell weitergeleitet und zügig digitalisiert. All das sorgt für ein gutes Rundum-Sorglos-Paket. Ergänzend dazu solltet ihr euch die Bewertungen über gängige Portale wie Google & Co anschauen.

Fazit: Mit klaren Kriterien und einer Checkliste den passenden Virtual Office-Anbieter finden

Das Virtual Office ist perfekt, wenn ihr unabhängig sein möchtet, denn es vereint Flexibilität mit Professionalität und Kosteneffizienz. Bei der Wahl eures Anbieters für das passende Virtual Office solltet ihr daher sorgfältig vorgehen. Dabei spielen Lage, Ausstattung, Extras, Service, Preis und Modelle, aber auch die Reputation eine Rolle. Im besten Fall sucht ihr einen Anbieter, der zu eurem Unternehmen und euren Bedürfnissen passt.

Wenn ihr jetzt Interesse an einem Virtual Office im Zentrum Frankfurts bekommen habt, dann nutzt unser Virtual Office und bucht euch eure virtuelle Geschäftsadresse.