27 Apr Clevere Arbeitszeiterfassung auch bei Remote Work

Egal ob aus dem Home Office, beim mobilen Arbeiten an den verschiedensten Orten oder aus der Workation – die Arbeitszeit spielt überall eine Rolle. Das Gefühl von Freiheit und Flexibilität, das ja oft mit der Vorstellung von Remote-Arbeit einhergeht, sollte nicht täuschen. Denn mit der gesetzlichen Grundlage aus 2022 muss die Arbeitszeit durch den Arbeitgeber erfasst werden. Gerade für flexible Arbeitsmodelle ergeben sich dadurch einige Fragen. Damit ihr wisst, was wichtig ist und worauf es ankommt, haben wir euch die wichtigsten Punkte einmal zusammengetragen:

Arbeitszeiterfassung – was gilt rechtlich gesehen?

Die rechtliche Grundlage wurde im September 2022 geschaffen, denn es gibt eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat festgestellt, dass in Deutschland die gesamte Arbeitszeit von Arbeitnehmenden aufzuzeichnen ist (Az. 1 ABR 22/21). Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) daher verpflichtet, ein Erfassungssystem einzuführen. Insofern gilt die Verpflichtung zuerst einmal für Arbeitgeber, jedoch ist es vollkommen zulässig die Arbeitszeiterfassung an die Mitarbeitenden zu delegieren. Dadurch sind Arbeitnehmende oft in der Verantwortung ihre Arbeitszeit selbst zu tracken. Was allerdings nicht gesetzlich festgehalten wurde und daher noch Spielraum bietet, ist die Form der Erfassung. Grundsätzlich sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit festzuhalten. Doch ob das mittels eines Tools erfolgt, manuell in eine Tabelle eingetragen oder sogar handschriftlich notiert wird, das bleibt bisher formlos. So könnt ihr selbst entscheiden, welche Variante euch am besten taugt. Grundsätzlich lässt sich sagen, dass es als eine Arbeitsschutzmaßnahme zu verstehen ist, denn durch die Zeiterfassung sind tägliche Höchstarbeitszeit und auch Ruhezeiten gewährleistet. Diese gelten auch für das mobile Arbeiten bspw. aus dem Home Office, insofern ist die rechtliche Grundlage die selbe, unabhängig vom Arbeitsort.

Zudem gilt die gesetzlich vorgeschriebene Arbeitszeiterfassung nicht nur für Deutschland, sondern über die Grenzen hinaus. Da der EuGH letztlich bereits am 14. Mai 2019 (EuGH Rs. 55/18 CCOO) entschieden hatte, trifft die Regelung für die ganze Europäische Union. Damit ist festgesetzt, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit erfassen müssen und die Unterlagen dazu mindestens zwei Jahre aufbewahren müssen.

Worauf solltet ihr achten?

Die Arbeitszeiten und Ruhepausen sind für ortsungebundene Arbeitsmodelle genauso verpflichtend wie für das Arbeiten an einem festen Arbeitsplatz im Büro. Daher greift hier, wie schon erwähnt, die Arbeitszeiterfassung genauso wie für das klassische Arbeitsmodell. Eure Arbeitszeit sollte festgehalten werden, entweder direkt von euch oder einer Lösung, die euer Arbeitgeber bereitstellt. Wichtig ist dabei auch, die Arbeitsregelung und -zeit entsprechend zu berücksichtigen, was Feiertagsregelungen anbelangt. Vor allem wenn der Unternehmenssitz in einem anderen Bundesland liegt als bspw. der Arbeitsort im Home Office solltet ihr euch bewusst sein, dass immer die Arbeitszeitregelung greift, die am tatsächlichen Arbeitsort gilt. Insofern könnte es der Fall sein, dass euer Unternehmen in Bayern den Geschäftssitz hat und an einem Feiertag wie Allerheiligen oder Fronleichnam geschlossen ist, während ihr allerdings in Berlin oder Schleswig-Holstein bspw. einen normalen Arbeitstag habt und somit auch arbeiten müsst.

3 Tools zur Arbeitszeiterfassung

Klassischerweise sind Stempeluhren und Chipkarten, über die sich jeder Mitarbeitende zu Beginn des Arbeitstages einloggen konnte, für Remote Work oder Home Office-Regelungen weniger praktisch. Daher ist die elektronische Zeiterfassung natürlich an flexiblere Tools gebunden. Da keine Form für die Arbeitszeiterfassung vorliegt, ließe sich die Arbeitszeit natürlich auch händisch auf einem Stück Papier festhalten. Praktischer und auch sicherer, da ihr den Zettel so nicht verlegen könnt, sind natürlich digitale Methoden. Grundsätzlich lassen sich dazu zwei Möglichkeiten unterscheiden: Entweder ihr setzt auf eine Tabellenkalkulation oder aber ihr verwendet eine Online-Software zur Verwaltung von Zeit und Aktivitäten. Diese drei Tools besonders hilfreich dabei:

Die klassische Variante – Die Excel-Tabelle

Wirklich ganz klassisch und einfach ist die Zeiterfassung natürlich in tabellarischer Form. Excel liegt da als Tool natürlich auf der Hand. Wichtig ist dabei nur, dass zum Einen nur bei kleinen Unternehmen diese Variante wirklich sinnvoll ist, denn andernfalls wird es sehr schnell unübersichtlich. Zudem sollten gewisse Arbeitsregelungen direkt als Funktionen integriert sein, wie Pausenzeiten, Feiertage und ähnliches. Wenn die Tabelle clever voreingestellt ist, lässt sich damit spielerisch einfach die Arbeitszeit eintragen.

Die simple Variante – Clockify

Attraktiv für kleine und mittelständische Unternehmen, aber auch für Freiberufler ist das Tool Clockify, denn es ist kostenlos als Software nutzbar. Das Tool eignet sich zudem besonders zur projektübergreifenden Stundenerfassung, sodass Projekte direkt sichtbar werden und auch Team getrackt werden können. Darüber hinaus sind die Zugänge unbegrenzt, was das Tool besonders flexibel macht. Auch Urlaubsplanung und die Nutzung gewisser Tools und Apps können darüber erfasst werden. Stundensätze können zudem eingestellt werden, sodass sich für Projekte direkt Rechnungen erstellen lassen und sich eine wunderbare Schnittstelle ergibt.

Die umfangreiche Variante – Bitrix24

Mehr als nur eine reine Zeiterfassung bietet Bitrix24, denn hier können zudem Projekte organisiert, Unterlagen geteilt, Termine eingestellt und Aufgaben im Verlauf getrackt werden. Daher bietet dieses Tool zum Einen den sofortigen Überblick über die Arbeitszeit der Mitarbeitenden. Zusätzlich ist aber auch aus dem Tool ablesbar, wenn es konsequent und clever eingesetzt wird, wer wann womit beschäftigt war bzw. ist. Es gibt außerdem die Möglichkeit, den vollen Funktionsumfang kostenfrei zu testen.

Arbeitszeiterfassung bietet Vorteile

Die verpflichtende Arbeitszeiterfassung seit 2022 ist nicht nur negativ zu sehen. Auch wenn viele Arbeitgeber die Erfassungspflicht auf die Mitarbeitenden übertragen bzw. übergeben und damit wenig aktiv für die Zeiterfassung bereitstellen, so ist es dennoch positiv zu bewerten. Grundsätzlich gilt, dass durch die Arbeitszeiterfassung eure Arbeit in Zeit sichtbarer wird und damit auch eure Überstunden. Euer Einsatz wird daher deutlicher und das führt auch langfristig zu mehr Wertschätzung. Zusätzlich ist gleichzeitig auch dafür gesorgt, dass ihr eure Pausen nehmt und einhaltet. Und dass ihr auch die Höchstarbeitszeit nicht überschreitet. Dadurch kommt das euer Gesundheit und insgesamt der Work-Life-Balance zugute. Die Arbeitszeiterfassung ist damit eine gute Möglichkeit einen gesünderen Umgang mit dem eigenen zeitlichen Engagement bei der Arbeit zu pflegen. Tools erleichtern die Erfassung ungemein, weshalb ihr hier auf eine clevere und praktische Lösung setzen solltet. Im besten Fall ist das auch eine zentrale Lösung für das ganze Unternehmen.