27 Mai KI für Meetings und Tagungen

Ihr kennt es bestimmt auch, die Vorbereitung eurer Meetings nimmt wahnsinnig viel Zeit i n Anspruch. Und am Ende ist das Meeting nicht einmal so erfolgreich, sodass ihr zu wertvollen Ergebnissen kommt. Gleiches passiert leider auch allzu oft bei Tagungen und Konferenzen. Die Planung verschlingt enorm viel Ressourcen und am Ende laufen doch einige Dinge schief. Damit ihr effizienter vorgehen könnt, haben wir uns einmal die Zeit genommen und recherchiert. Hier kommen unsere Tipps, wie ihr mit Hilfe von KI für Meetings und Tagungen eure Veranstaltungen zum Erfolg führen könnt:
 

Praktische KI-Tools für die Vorbereitung eurer Tagung

 
Mit KI ist natürliche künstliche Intelligenz gemeint. In der Arbeitswelt gibt es mittlerweile schon eine Vielzahl an KI-Lösungen, die in Software genutzt wird. Der große Vorteil besteht darin, Arbeitsprozesse zu beschleunigen und immer gleiche und sich wiederholende Tätigkeiten durch eine KI durchführen zu lassen. Auf diese Art und Weise können Prozesse und Abläufe automatisiert werden und erhalten dadurch eine Effizienzsteigerung. Auch für Tagungen und Meetings lässt sich das nutzen. Durch den Einsatz von KI-Lösungen für eure Meetings und Tagungen gewinnt ihr Zeit, denn die KI erspart euch einige Aufgaben und kann wertvoller Helfer sein. Auch lassen sich dadurch gewissen Aufgaben automatisieren, sodass ihr den Kopf für andere Dinge frei habt und euch um weitere Aufgaben kümmern könnt. Wie sich KI einsetzen lässt, schauen wir uns im Detail an:
 

Planung und Vorbereitung mit KI

 
Die Themenfindung für euer Meeting und die Agenda für eure Tagung solltet ihr im besten Fall nicht der KI überlassen. Meetings sind nur nützlich, wenn diese aus gegebenem Anlass angesetzt werden. Sie dienen dann der Lösungsfindung für bestehende Probleme oder als Bestandsaufnahme oder Feedback bei Kooperationen über verschiedene Abteilungen oder Mitarbeitende hinweg. Auch für Tagungen gilt, dass sie im besten Fall einen Erkenntnisgewinn bringen. Daher lohnt es sich aktuelle Themen, Trends und Entwicklungen aufzugreifen und zu diskutieren. Dennoch kann KI euch bei der Vorbereitung unterstützen.

• Agenda-Erstellung: Wenn euer Thema feststeht, denn sind KI-Lösungen für die Agenda-Erstellung hilfreich. Sie helfen dabei, die Themen zu strukturieren und in eine geeignete Reihenfolge zu bringen. So könnt ihr mit Hilfe von Lucid Meetings oder SoapBox eine übersichtliche Agenda erstellen. Bestenfalls achtet ihr darauf, dass ihr alle wichtigen Infos eintragt. Die KI-Tools unterstützen euch dann dabei, im Meeting oder bei der Tagung alle relevanten Punkte abzubilden. Zudem sind sie auch eine Hilfe, um die Zeit optimal zu nutzen und im Blick zu haben.
• Terminfindung und Teilnehmer-Management: Natürlich sollten alle relevanten Kollegen und Kooperationspartner beim Meeting dabei sein. Auch für Tagungen solltet ihr schauen, dass relevante Speaker für die Themen über die neuesten Entwicklungen berichten. Für die Terminabstimmung lassen sich Doodle oder x.ai nutzen, durch die Automatisierung wird die Terminfindung ein Kinderspiel.

Inhalte und Durchführung für euer Event

 
Während eures Meetings oder auch eurer Tagung sollten sich alle Teilnehmer auf die Inhalte konzentrieren können. Notizen und die Erstellung eines Protokolls kann KI übernehmen, so ist die volle Aufmerksamkeit auf den Beiträgen und den Inhalten. Teilnehmende können sich zudem aktiver in die Diskussionsrunde einbringen oder haben mehr Zeit, ihre Fragen zu stellen. Aber darüber hinaus gibt es weitere Möglichkeiten, die KI in den Ablauf einzubinden. Ob für die Erstellung von Präsentationsunterlagen oder auch für den Start der Präsentation.

• Recherche: KI-basierte Tools wie Feedly unterstützen euch bei der Recherche wichtiger Informationen. Ihr könnt damit relevante Artikel und wertvolle Informationen zum Thema finden und zusammenstellen. Damit können angesagte Trends direkt mit ins Meeting einfließen und ihr habt aktuellste Inhalte für euer Meeting. Ganz allgemein könnt ihr eure Recherche natürlich auch mit Chat GPT starten, um einen ersten Überblick übers Thema zu bekommen. Darauf könnt ihr dann aufbauen.
• Notizen und Protokollierung: Wenn ihr die Inhalte und Resultate festhalten wollt, dann gibt es auch dafür fantastische KI-Tools. Mit Otter.ai oder Evernote habt ihr zwei Möglichkeiten. So könnt ihr Notizen und Ideen gleich festhalten. Außerdem ist die Transkription darin integriert, was natürlich einen erheblichen Vorteil bietet.
• Erstellung von Präsentationen: Canva ist ein beliebtes Design-Tool, das auch die Erstellung von außergewöhnlichen Präsentationsunterlagen ermöglicht. Die integrierte KI unterstützt beim Prozess und erleichtert das ganze. Auch Beautiful.ai ist als Präsentationstool mit KI-Unterstützung eine tolle Option, das Design vereinfacht erstellen zu können.
• Virtuelle Assistenten: Alexa for Business oder der Google Assistant sind tolle KI-Assistenten, die ihr bei der Durchführung eurer Veranstaltung einbinden könnt. Sie übernehmen Aufgaben wie das Starten von Präsentationen oder das Abrufen von Informationen. Der Ablauf ist mit Hilfe dessen noch reibungsloser.

Nachbereitung mit Hilfe von KI für Meetings und Tagungen

 
Ihr wisst es, auch die Nachbereitung von Tagungen, Konferenzen und selbst von Meetings verschlingt Zeit. Auch hierfür gibt es mittlerweile praktische Tools, die euch die Nachbereitung und auch das Follow-up erleichtern. Mit KI geht es noch schneller und einfacher. Gerade im Anschluss müssen oft noch wertvolle Informationen mit den Teilnehmenden geteilt, Aufgaben verteilt oder Unterlagen geschickt werden. Wichtig ist, dass ihr klar zusammenfasst, welche Aufgaben etwa im weiteren Verlauf anstehen und wer dafür zuständig ist. Im Rahmen eurer Tagung könnt ihr hier natürlich Präsentationsunterlagen oder weiterführende Informationen verschicken. Oder aber ihr packt den Rückblick zur Veranstaltung in die E-Mail. Auch das Feedback lässt sich so wunderbar einsammeln und direkt einfacher verwalten.

• Follow-up: Hubspot oder Mailchimp bspw. sind tolle Tools, da sie einen automatische Follow-up-E-Mail versenden. So braucht ihr nicht daran zu denken, sondern könnt das direkt darüber abwickeln und braucht keine zusätzlichen Kapazitäten dafür.
• Feedback und Analyse: Im besten Fall holt ihr nach der Veranstaltung Feedback ein und könnt daraus lernen. Tools wie Typeform oder auch SurveyMonkey sind praktische Tools. Damit könnt ihr analysieren, was gut war und was ihr nächstes Mal verbessern könnt.

Fazit: Tools mit KI sind praktische Helfer für Meetings und Tagungen

 
Bei der Vorbereitung, der Durchführung und auch der Nachbereitung können KI-Tools eine wunderbare Unterstützung sein. Sie automatisieren Prozesse, vereinfachen Abläufe und sorgen so für eine Zeitersparnis. Ihr könnt euch auf die wesentlichen Dinge konzentrieren, bei denen ihr euer Wissen und euer Talent gezielt einbringen könnt. Die KI übernimmt einfache Aufgaben, die sich hervorragend automatisieren lassen. Und für jede Aufgabe gibt es ein KI-basiertes Tool, das einen Teilbereich abdeckt. Durch die diversen Tools habt ihr die perfekte Unterstützung für euer Meeting oder eure Tagung.
 
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