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Bild von Raum Workshop, das die kreative Atmosphäre des Raumes zeigt, hell, mit Blick auf den Frankfurter Hauptbahnhof

Mit diesen Tipps lässt sich der Tagungsraum personalisieren

Wer Schulungen, Workshops und Konferenzen außer Haus organisiert, findet sich immer wieder in der Situation, dass die meisten Tagungs- und Konferenzräume kalt, nüchtern und kahl aussehen. Damit der Tagungsraum euer Unternehmen repräsentiert und eine angenehme Arbeitsatmosphäre bietet, haben wir euch eine kleine Sammlung an Tipps zusammengestellt. Außerdem erhaltet ihr am Ende eine praktische Checkliste für die Vorbereitung einer Tagung, die wir euch exklusiv zur Verfügung stellen und uns bei der Arbeit hilft.

Kreative Arbeitsatmosphäre und Branding für den Tagungsraum

Wenn euer gewählter Tagungsraum eher modern, aber kalt und neutral eingerichtet ist, dann sind das zwar die besten Voraussetzungen für eine vielfältige Nutzung, allerdings ist eine kreative Arbeitsatmosphäre davon weit entfernt. Wir setzen in unseren Konferenzräumen daher auf ein wenig Farbe, die die Atmosphäre angenehmer machen und so für eine Wohlfühl-Atmosphäre sorgen. Darüber hinaus haben wir Ausstattung und Material für kreative Workshops und mehr in knalligen Neonfarben gewählt, sodass Ergebnisse und Ideen auf Post-Its, Karten und mehr in kräftigen Farben hervorstechen. Damit kommt ein wenig Startup-Feeling auf, denn so können Ideen und Gedanken direkt festgehalten und auch farblich hervorgehoben werden. Auch die Sitzordnung und Bestuhlung wirkt sich direkt auf den Raum aus und schafft eine gewissen Stimmung. Wenn es um das Branding geht, und damit dem Tagungsraum euren Stempel aufzudrücken und diesen zu personalisieren für euer Unternehmen und eure Schulung, dann sind diese Tipps einfache Kniffe:

Tipp #1: Tagungsmaterial mit Logo personalisieren

Natürlich ist die einfachste Methode, etwas zu personalisieren, das Unternehmenslogo einzusetzen und so für den Wiedererkennungseffekt zu sorgen. Das Logo, die Unternehmensfarben der Corporate Identity und der Stil lassen sich einfach und wenig kostspielig für das Branding des Tagungsraums nutzen. Einfach und besonders toll sind die Materialien für eure Konferenz mit dem Logo zu versehen. Das bedeutet Notizblöcke und Stifte entsprechend zu designen und für die Teilnehmer bereitzustellen. So taucht das Logo immer wieder auf. Bleistifte in den entsprechenden Farben oder mit dem Slogan, die Notizblöcke oder aber Mappen mit Logo und Post-Its ebenfalls im Corporate Design schaffen schöne Akzente. Zudem sind es die Materialien, die die ganze Zeit zum Einsatz kommen und sich daher direkt beim Teilnehmer einprägen und in Benutzung sind.

Tipp #2: Personalisierte Geschenke für die Teilnehmer

Ebenfalls eine einfache Sache, um den Tagungsraum und damit die komplette Schulung zu branden und somit die eigene Marke einzubringen, ist ein kleines Geschenk für jeden Tagungsteilnehmer. Am besten sind Dinge, die der Teilnehmer direkt bei der Tagung nutzen kann, wie etwa eine Kaffeetasse und die er später mitnehmen kann. Tassen oder Gläser sind dafür gut geeignet und werden in großen Stückzahlen zu günstigen Preisen mit Logo angeboten, aber natürlich sind auch kleinere Details machbar. Was besonders gut ankommt, sind kleine Aufkleber mit dem Siegel, einem Slogan oder dem Logo eures Unternehmens. Diese können auch direkt für die Tagungsteilnehmer während der Tagung genutzt und auf der Kleidung mit einem Namensschild angebracht werden. Oder aber sie sind dazu da, dass der Teilnehmer den Aufkleber mitnehmen kann und so auch außerhalb des Tagungsraums und der Location Werbung für euer Unternehmen macht. Auch ein Jutebeutel mit dem Logo der Konferenz oder eures Unternehmens ist eine gute Idee, um für die Tagung das Material der Teilnehmer aufzubewahren und später, nachhaltig, für Einkäufe und mehr genutzt werden zu können.

Tipp #3: Die Einrichtung des Tagungsraums für’s Branding nutzen

Neben „Geschenken“ für die Teilnehmer eurer Schulung oder Tagung und den gebrandeten Materialien für das Event, könnt ihr natürlich auch die Einrichtung personalisieren. Das bedeutet ihr könnt an Tafeln, Flipcharts und mehr Poster und Plakate anbringen. Poster und Plakate eigenen sich hervorragend um einen Raum zu verändern und die Atmosphäre zu bestimmen. Auf Postern und Plakaten könnt ihr inspirierende Sprüche und Zitate zeigen, Farbe in den Tagungsraum bringen oder aber weitere Konferenzen, Tagungen und Schulungen ankündigen. Auch lassen sich darauf bereits Inhalte festhalten, ihr könnt so den zeitlichen Ablauf oder die Speaker nennen oder aber ihr fasst dort Methoden, mit denen gearbeitet werden soll, kurz und knapp für die Teilnehmer zusammen.

Tipp #4: Kleine Details für die persönliche Note

Kleine, feine Details fallen erst beim zweiten Blick auf, sorgen dann aber für die entsprechende Wirkung. So sind Blumen, kleine Snacks oder Mini-Schokolade einfach tolle Kleinigkeiten, die für den Wohlfühl-Faktor bei den Tagungsteilnehmer sorgen. Auch hier könnt ihr eure Corporate Identity einfließen lassen, mit entsprechenden Farben und dem Logo auf den kleinen Schokotäfelchen. Dabei könnt ihr auch kreativ werden und überlegen, was euch selbst als Teilnehmer positiv überraschen würde. Egal ob Kekse, Superfood und Brain Snacks oder einfach Cappuccino & Co. mit eurem individuellen Logo als Kakao-Topping aus der Kaffeemaschine – Feinheiten bleiben im Gedächtnis und überzeugen subtil.

Tipp #5: Großformatige Banner, Aufsteller und Plakate anbringen

Wenn ihr noch größer auftrumpfen wollt und euer Tagungsraum genügend Platz bietet, dann habt ihr die Möglichkeit, großformatig euer Unternehmen zu platzieren. Wenn ihr Banner oder Rollups bereits habt oder bei einer Druckerei in Auftrag gebt, dann könnt ihr so natürlich auch die Atmosphäre mit beeinflussen. Außerdem könnt ihr so eure Leistungen platzieren, die Agenda der Tagung präsent zeigen oder auf weitere Eventformate verweisen. Große „Werbe“flächen haben oft einen Werbecharakter. Wenn ihr bei der Gestaltung darauf achtet und auch beim Platzieren im Raum selbst, dann könnt ihr das umgehen und hier einfach eure Message in den Vordergrund stellen. Vor allem im Eingangsbereich bietet sich eine entsprechende Platzierung an, denn darauf achten die Teilnehmer zuerst.

Unsere Checkliste für euren Tagungserfolg

Und natürlich bekommt ihr noch unsere Checkliste für die perfekte Vorbereitung einer Tagung, wie angekündigt. Die Liste ist natürlich auch leicht abwandelbar für jegliche eurer Firmenevents und für alle geplanten Veranstaltungen ein toller Leitfaden!

Download Checkliste zur Tagungsvorbereitung

Fazit: In wenigen Schritten den Tagungsraum personalisieren

Wir hoffen, unsere Tipps haben gezeigt, dass es gar nicht aufwendig ist, einen Raum aufzuhübschen. Bereits mit vielen kleinen Kniffen und Dingen könnt ihr die Räume bei euren Konferenzen aufpeppen und personalisieren. Alles, was sich in euer Corporate Design einfügt, unterstützt die Wirkung nach außen. So leicht könnt ihr euer Unternehmen besser platzieren und mit einfachen Dingen wie Geschenken, Tagungsmaterial und mehr im Gedächtnis bleiben. Wir unterstützen euch mit unseren Räumen dabei gerne!

Redaktion
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redaktion@meetnwork.de

Die MEET/N/WORK Redaktion ist stets auf der Suche nach aktuellen Trends in der Coworking Szene, nach interessanten Events und Veranstaltungen, den besten Lokalen in der Umgebung und nach allem, was die Community vernetzt und ihr einen Mehrwert bringt.

1 Comment
  • Avatar
    Emilia Scholz
    Posted at 19:12h, 14 Januar Antworten

    Vielen Dank für die zahlreichen Tipps zum Thema Tagungsraum mieten. Mein Chef bat mich nach einem schönen Raum zu schauen für die nächste Tagung. Er besteht darauf, dass der Raum eine schöne Aussicht hat. Die personalisierte Geschenke für die Teilnehmer sind eine super Idee! Danke!

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