13 Nov. Wie ihr die häufigsten Fehler bei der Rechnungsstellung vermeidet

Klar, Rechnungen gehören zum Unternehmeralltag dazu. Wenn ihr selbstständig seid, dann sorgen eure Einnahmen für Wachstum, finanzielle Sicherheit und auch Gewinn. Dafür müsst ihr Rechnungen stellen und dabei kommt es immer wieder zu Fehlern, die ihr unbedingt vermeiden solltet. Wir zeigen euch die häufigsten Fehler bei der Rechnungsstellung und wie ihr sorgenfrei eure Rechnung schreiben könnt.

Die häufigsten Fehler beim Rechnung schreiben

Fehler schleichen sich immer mal wieder ein, das ist völlig normal. Allerdings ist es bei der Rechnungsstellung schon etwas folgenreicher, wenn euch dabei Fehler unterlaufen. Daher sind hier die häufigsten Fehlerquellen und unsere Empfehlung, wie ihr diese umgehen und es gleich besser machen könnt:

Rechnung ohne Steuernummer

Was immer wieder vorkommt, sind Rechnungen ohne Steuernummer. Oder aber ihr habt noch gar keine Steuernummer vom Finanzamt bekommen, nachdem ihr eure Gründung dort angegeben habt. Dann kann es schwierig werden, denn eure Steuernummer ist eine verpflichtende Angabe für jede Rechnung. Ohne Steuernummer könnt ihr keine Rechnungen ausstellen und verschicken.

Unser Tipp: Solltet ihr noch keine Steuernummer haben, dann meldet euch unbedingt beim zuständigen Finanzamt. Dann könnt ihr entweder eine vorläufige Steuernummer bekommen oder einfach auf die Dringlichkeit hinweisen.

Alleinige Angabe der Umsatz-ID statt Steuernummer

Ihr habt eure Umsatz-ID bereits und wollt diese statt der Steuernummer auf der Rechnung angeben? Auch das funktioniert nicht. Weder die Umsatz-ID noch die Steueridentifikationsnummer sind Ersatz für die klassische Steuernummer, die ein Unternehmen braucht. Daher könnt ihr auch nicht einfach diese stattdessen in der Rechnung angeben.

Unser Tipp: Die Steuernummer kann nicht ersetzt werden, daher solltet ihr so früh wie möglich, eure Gründung beim Finanzamt angeben, um eine Steuernummer zu erhalten. Die Umsatzsteuer-ID wird insofern relevant und solltet ihr dann mit beantragen, wenn ihr Umsätze aus dem Ausland erwartet. Für Rechnungen an Auftraggeber aus dem Ausland muss die Umsatzsteuer-ID mit angegeben werden.

Rechnungsdatum vergessen

Die Rechnung ist ein offizielles Schreiben und dazu gehört auch das Datum der Erstellung. Allerdings kommt es häufig vor, dass das Rechnungsdatum vergessen wird. Daher solltet ihr unbedingt darauf achten, dass ihr auch das Datum mit angebt.

Unser Tipp: Nutzt eine Rechnungsvorlage, bei der automatisch das Datum rechts oben mit aufgeführt wird. Dann könnt ihr als einen der ersten Schritte direkt das Datum anpassen, wenn ihr eine neue Rechnung erstellt. Noch einfacher wird es mit einer entsprechend Rechnungssoftware, denn dabei wird automatisch das Datum bei der Rechnungsstellung abgefragt oder angegeben.

Falsche Rechnungsnummer vergeben

Rechnungen müssen fortlaufend nummeriert werden. Allerdings ist ein häufiger Fehler bei der Rechnungstellung, dass die Rechnungsnummer nicht stimmt. Entweder wird eine Rechnungsnummer doppelt vergeben oder aber die Nummer sind nicht fortlaufend. Das führt dazu, dass eure Buchhaltung am Ende des Jahres nicht stimmt. Daher solltet ihr hier sorgfältig vorgehen.

Unser Tipp: Legt euch für die Erstellung eurer Rechnungen einen gesonderten Ordner an, sodass ihr die Rechnungen auf einen Blick habt. Zudem hilft es wenn ihr die Rechnungsdateien so benennt, dass ihr die Rechnungsnummer auch im Dateinamen direkt erkennen könnt. Dann fällt es euch direkt leichter, fortlaufend die Nummer zu vergeben. Wenn ihr es noch einfacher haben wollt, ist auch hier eine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware die Lösung. Damit müsst ihr gar nicht so viel manuell erstellen, sondern vieles läuft automatisiert ab.

Falscher Steuersatz für eure Leistungen

Der falsche Steuersatz ist auch ein häufiger Fehler unter Gründenden, wenn es um die Rechnungstellung geht. Auch wenn es grundsätzlich gar nicht so schwer ist. Aber wenn ihr euch unsicher seid, dann solltet ihr ni ht einfach irgendeinen Steuersatz berechnen und angeben.

Unser Tipp: Informiert euch vorab, welcher Steuersatz für euch gilt. In der Regel werden Leistungen und Waren in Deutschland mit 19 % Umsatzsteuer besteuert. Das ist der Normalfall. Davon gibt es zwei Ausnahmen. Die erste ist der reduzierte Steuersatz von 7 %. Dieser gilt für lebende Tiere, teils Lebensmittel, Bücher und den Personennahverkehr. Darüber hinaus gilt auch für künstlerische Leistungen 7 % Umsatzsteuer, also für Texte, Kunst wie Gemälde und Skulpturen, aber auch Designs und Musik. Und zuguterletzt gibt es noch Waren, die mit 0% Umsatzsteuer damit steuerbefreit sind, das gilt für See- und Luftverkehr und Versicherungen, aber auch für Bildungsleistungen.

Am besten ihr klärt die Details mit eurem Steuerberater, denn damit geht ihr auf Nummer sicher – auch für die Rechnungsstellung.

Falsch berechnete Rechnungssumme

Natürlich kann es auch einmal zur falschen Rechnungssumme kommen. Klar, Fehler können passieren. Egal ob ihr diese noch manuell berechnet oder aber eine Teilleistung vergessen habt, in die Rechnungssumme mit einzurechnen, Fehler bei der Summe sind ebenfalls häufig. Wichtig ist, dass ihr das korrigiert und dabei aber einige Dinge beachtet, damit diese in der Buchhaltung und für’s Finanzamt richtig gestellt sind.

Unser Tipp: Am besten ihr nutzt Rechnungsvorlagen, die euch die Rechnungssumme aufgrund der eingetragenen Leistungen automatisch berechnen. Damit können sich Denk- oder Rechenfehler gar nicht erst einschleichen. Auch eine entsprechende Software ist nützlich, um diese Fehlerquelle zu vermeiden.

Sollte es doch einmal zu einer gestellten Rechnung mit einer falschen Rechnungssumme kommen, dann müsst ihr diese korrigieren. Dafür gibt es zwei Varianten, je nachdem ob die Rechnung bereits bezahlt wurde oder nicht. Wenn euch oder eurem Rechnungsempfänger der Fehler auffällt, bevor gezahlt wurde, dann könnt ihr die Rechnung korrigieren und neu versenden mit der selben Rechnungsnummer. Ist die Rechnung allerdings schon bezahlt, dann müsst ihr eine Stornorechnung erstellen. Alles rund um die Stornorechnung erfahrt ihr unter dem Link.

Nicht vergessen: E-Rechnungspflicht seit 1. Januar 2025

Eine Rechnung darf seit Anfang 2025 nicht mehr per Hand oder als Word-Dokument ausgestellt werden. Auch PDF-Rechnungen sind nicht mehr zulässig, denn es gilt die E-Rechnungspflicht für Unternehmen, die im B2B-Bereich aktiv sind. Dabei ist ein einheitlicher Standard für elektronische Rechnungen das Ziel, sodass Unternehmen ab 2027 E-Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format gemäß der europäischen Norm EN 16931 erstellen. Zulässige Formate für E-Rechnungen sind ZUGFeRD oder XRechnung, die mit Hilfe bestimmter Software erstellt werden können.

Die Umstellung auf E-Rechnungen erfolgt phasenweise bis spätestens Ende 2027, sodass alle Unternehmen B2B zum 1. Januar 2028 E-Rechnung in den zwei zugelassenen Formaten empfangen und erstellen müssen. Die Übergangsregeln richten sich nach der Größe und Umsatzhöhe des jeweiligen Unternehmens. Für den B2C-Bereich, also Lieferungen und Leistungen für private Verbraucher, gilt die E-Rechnungspflicht nicht.

Fazit: Sorgfalt und ein passendes Tool sorgen für eine fehlerfreie Rechnungsstellung

Wie ihr gemerkt habt, gilt es einiges zu beachten, wenn ihr Rechnungen schreibt. Die häufigsten Fehler sind meist kleine Fehler, die durch Hektik, Ablenkung oder Unwissenheit entstehen. Wenn ihr euch vorab entsprechend informiert, wie eine Rechnung auszusehen hat, was enthalten sein muss und worauf ihr besonders achten solltet, dann vermeidet ihr die gängigsten Fehlerquellen automatisch. Wenn ihr dann noch auf eine passendes Tool zur Rechnungsstellung setzt, sind Fehler fast gar nicht mehr möglich. Eine solche Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware nimmt euch die meiste Arbeit ab und erstellt die Rechnungen teils auch als automatisierter Prozess. Ergänzend kann auch ein Steuerberater eine wertvolle Unterstützung sein, um weitere Fehler auszuschließen.