27 März Wie ihr effiziente Meetings zum Projektstatus in weniger als einer Stunde durchführt

Ihr seid in der Projektarbeit eingebunden und hängt ständig in Meetings dazu, die viel zu lange dauern? Regelmäßig werden die Meetingzeiten überzogen und am Ende ist doch nicht so viel geklärt, wie ihr euch erhofft habt? Damit seid ihr nicht allein. Effiziente Meeting in weniger als einer Stunde sind rar gesät, leider. Es ist mittlerweile fast Normalität geworden, dass Arbeitstage von Projektverantwortlichen und Teilnehmenden voller Termine sind. Ein Call jagt den nächsten. Dazwischen bleibt kaum Zeit für die Erledigung eurer Aufgaben bis zum nächsten Meeting. Und genau hier setzen wir an, denn wir haben den passenden Raum für eure Meetings und in diesem Artikel auch die passenden Tipps und Methoden für effiziente Meetings:

Wieso gibt es so wenig effiziente Meetings in weniger als einer Stunde?

Meetings zum Projektstatus in weniger als einer Stunde sind eine Seltenheit. Die angesetzte und damit im Kalender blockierte Zeit reicht leider nur selten aus. Einige Teilnehmende führen Monologe, andere verlieren sich in Schuldzuweisungen. Wieder andere starten Diskussionen zu Punkten, die bereits längst geklärt sind. Wie kann das sein? Und warum verlieren sich so viele in ineffizienten Meetings, fragt ihr euch.
Letztendlich gibt es dafür einige Ursachen. Zum Einen sind Teilnehmende oft nicht geschult und nutzen die Gelegenheit in Projektstatus-Meetings, um Unmut zu äußern oder sich aber auch zu profilieren. Meeting-Teilnehmer mit Redebedürfnis sind oft ein großes Hindernis. Dann hängt es natürlich auch an der Planung, denn nur mit einer klaren Agenda und festgelegten Themen für eure Meeting bleibt ihr effizient. Abschweifungen sind oft der Hauptgrund für Überlange. Und dann liegt es aber auch an der Moderation. In einigen Meetings und Calls fehlt grundsätzlich ein Moderierender, sodass wenig Struktur und auch keine Ermahnungen erfolgen. Und selbst wenn Moderatoren im Call benannt sind, dann greifen diese leider zu selten durch und bestehen auf vereinbarte Redezeiten oder den verabredeten Themenfokus. Diese drei Gründe sind oft die Gründe, dass es selten zu Meetings in weniger als einer Stunde kommt.
 

Projektstatus-Meeting sollten effizienter und kürzer werden

Was viele im Meeting vergessen, auch wenn es vorab vielleicht sogar abgestimmt wurde, Projektstatus-Meetings sollten kurze Updates zum Projekt geben. Das bedeutet, dass sie in ihrer Funktion eigentlich dem Überblick über Fortschritte dienen. Zudem können hier Blocker bzw. Hürden benannt und dann nächste Schritte festgelegt werden. Viel zu oft sind Grundsatzdiskussionen, die alles nochmals in Frage stellen an der Tagesordnung. Und viel zu häufig werden Redezeiten erst nur wenig überzogen. Wenn einer aber damit angefangen hat, gibt es meist kein Halten mehr. Dann verlängern sich Redezeiten kontinuierlich. Daher ist die Moderation und auch gezielte Fragetechniken sowie Methoden unerlässlich, damit Meetings nicht länger als eine Stunde gehen.

Effiziente Meetings mit gezielten Methoden

Methoden und Tools sind natürlich wahnsinnig beliebt, wenn es um Produktivität und Effizienz geht. Egal ob für Projektstatus-Meetings oder Meetings mit anderem Zwecke, aber auch für alle anderen Bereiche im Arbeitsalltag. Aber genau für Meetings sind bestimmte Fragetechniken und Methoden wirklich hilfreich. Und wenn ihr diese durch einen Moderator auch gezielt verfolgt, könnt ihr effizientere Meetings in unter einer Stunde halten. Diese drei Methoden sind dabei unsere Favoriten, wenn ihr schnell die Projekt-Updates besprechen wollt:
 

Die 3-2-1-Methode

Schnelle Updates sind ja letztendlich der Wunsch von allen Meeting-Teilnehmern, nur leider halten sich nicht alle dran. Um hier den Fokus zu behalten, hilft die 3-2-1-Methode. Damit erhaltet ihr von Teilnehmenden schnelle Updates zum aktuellen Stand. Dafür erhält jeder Teilnehmende maximal eine Minute Zeit und in dieser Minute müssen drei Fragen beantwortet werden. Das hält die Statusrunde wirklich kurz. Wer länger spricht, erhält vom Moderator einen Hinweis. Zudem bekommen ihr so selbst und eure Projektteam viel mehr Klarheit und es zwingt zur Priorisierung, denn es bleibt keine Zeit für ausschweifende Erzählungen und zahlrieche Punkte. Damit fokussiert ihr das Wesentliche. Die drei Fragen sind folgende:

• Nenne 3 Dinge, die seit dem letzten Meeting erledigt wurden
• Nenne 2 aktuelle Herausforderungen oder Engpässe
• Nenne 1 Sache, bei der das Team Unterstützung benötigt

Der Ampel-Status

Klar, ihr kennt die drei Ampelfarben. Doch im Rahmen eurer Projektstatus-Meetings erhalten diese eine neue Bedeutung. Der Vorteil in dieser Methode des Ampel-Status liegt darin, dass ihr sofort einen Überblick bekommt über den Status eures Projekt. Diese klaren Fortschrittberichte sind außerdem so transparent, wie nur möglich. Jedes Teammitglied gibt dabei kurzes Ampel-Update:

• Grün: Alles wunderbar, es gibt keine Hindernisse oder Probleme. Alles läuft nach Plan.
• Gelb: Es gibt Verzögerungen oder Hürden, aber erste Lösungsansätze oder konkrete Lösungen sind bereits erarbeitet.
• Rot: Es gibt ein ernstes Problem, das sofortige Aufmerksamkeit erfordert.

Timeboxing mit Entscheidungsfragen

Zeitlimits und klare Entscheidungsfragen helfen insgesamt die Meetingdauer im Blick zu behalten. Dabei könnt ihr klare Limits für die einzelnen Punkte eures Meetings setzen. Auf diese Weise könnt ihr auch endlose Diskussionen umgehen. Zudem fördert ihr mit dieser Methode eine schnelle Priorisierung. Dabei sind diese Entscheidungsfragen besonders hilfreich:

• Welche drei Optionen haben wir? Bleibt wirklich bei maximal 3 Alternativen.
• Was spricht gegen jede dieser Optionen? Begründungen sollten hier kurz und knapp ausfallen.
• Welche Option bringt uns am schnellsten ans Ziel? Die schnellste Lösung macht das Rennen.
• Gibt es einen Dealbreaker? Falls nein, entscheiden wir JETZT. Wenn es keine Einwände oder nötigen Absprachen gibt, wird sofort eine Entscheidung getroffen.

„Twitter/X“-Methode

Eine gute Methode für kurze und effektive Updates zum Projektstatus ist angelehnt an das soziale Netzwerk Twitter, jetzt X. Denn wenn ihr nur 280 Zeichen zur Verfügung habt, um euer Update zu formulieren, wird es automatisch kurz und knackig. Wie streng ihr dabei seid, bleibt euch oder eurem Moderator im Meeting überlassen. Grundsätzlich hilft diese Methode aber dabei, dass alle Teilnehmenden schon vorab auswählen müssen, was sie berichten. So fokussieren sich die Updates wirklich auf relevante Punkte. Und die Beiträge sind extrem kurz. Am besten ihr nutzt diese Formel, sodass jeder Teilnehmende seinen Projektstatus so ausformuliert, als ob es ein Tweet wäre:

• „Seit dem letzten Meeting haben wir X erledigt, Y ist die größte Herausforderung, Z ist der nächste Schritt.“

Meetingraum für Meetings im Stehen

Das klingt vielleicht nach einer seltsamen Methode, aber habt ihr schon einmal ein Meeting im Stehen abgehalten? Dann wird es höchste Zeit. Grundsätzlich sind Meetings im Stehen deutlich kürzer und produktiver. Keiner möchte sich lange die Beine in den Bauch stehen. Ein entsprechender Meetingraum mit Stehtisch oder ähnlicher Raumgestaltung ist zudem nicht so einladend, dass eine gemütliche Stimmung entsteht, in der man sich ausruhen und so viel Zeit wie möglich verbringen möchte. Daher sind Meetingräume mit dynamischer Atmosphäre und entsprechendem Mobiliar besonders gut geeignet, effiziente Meetings zum Projektstatus in unter einer Stunde zu fördern. Wir haben da genau die passenden Lösungen, sodass ihr Räume mieten könnt, die genau eure Art des Meetings unterstützen.
 

Kurze Meetings sind effizienter und beliebter

Mit diesen fünf Methoden und Fragetechniken sind eure Moderierenden in den kommenden Status-Meetings bestens ausgestattet. Ganz egal, ob es um Meeting vor Ort oder Online-Meetings geht. Alle Methoden zielen darauf ab, die Zeit im Blick zu behalten, sodass eure Meetings nicht länger als eine Stunde gehen. Auch hybride Meetings lassen sich damit gestalten. Zudem sind gezielte Vorgaben für den Beitrag von jedem Teilnehmenden so gestaltet, dass Ausschweifungen und Diskussionen vermieden werden. Damit werden eure Meetings effizienter und eure Ergebnisse am Ende sind auch besser. Die passende Raumlösung gibt es dafür bei uns, sodass ihr auch bestens ausgerüstet seid.