24 Jul Die besten Tipps für ein erfolgreiches Kick-off-Meeting

Damit Projekte erfolgreich sind, hängt nicht nur von einem Element, sondern von vielen Faktoren ab. Was das wichtigste dabei ist, lässt sich meist gar nicht konkret benennen. Doch damit eure Projekte von Beginn an, einen guten Start hinlegen, ist ein Kick-off-Meeting der erste Schritt Richtung Erfolg. Deshalb zeigen wir euch, warum ein Kick-off-Meeting so wichtig ist und worauf ihr dabei achten solltet:

Was ist ein Kick-off-Meeting überhaupt?

Das Kick-off-Meeting ist die Auftaktveranstaltung für ein Projekt. Dabei findet ein Meeting nach Projektplanung und vor Start der tatsächlichen Durchführung statt. Dieses Meeting bringt alle Beteiligten zusammen, die projektbezogen involviert sind. Ergänzend können auch Auftraggeber und Vorgesetzte oder auch Presse daran teilnehmen, falls erforderlich oder gewünscht. Das Kick-off-Meeting dient vor allem allein Projektbeteiligten dazu, sich kennenzulernen und über erste Details auszutauschen.

Die Vorteile eines Kick-off-Meetings für euer Projekt

Eine solche Auftaktveranstaltung ist insbesondere wertvoll, da sie alle Teilnehmenden mit einschließt. So bleibt keiner am Ende außen vor und ist nicht im Bilde über Details des Projekt. Die Projektplanung nimmt meist einen großen Zeitraum in Anspruch. Dabei sind viele in eurem Team wahrscheinlich mit eingebunden. Allerdings ist das oft fachspezifisch und damit nur für die jeweilig relevanten Details zur Projektplanung der Fall. Durch ein Kick-off-Meeting ändert sich das. Je nach Projekt kann das Kick-off-Meeting auch unterschiedlich umfangreich ausfallen. Sollten eure Kunden ebenfalls mit involviert sein, lohnt es sich auch, bspw. eine Präsentation über Beamer & Co. nochmals vorzustellen, und damit alle abzuholen. Damit ist das Projektziel auch unmissverständlich deutlich. Bei kleineren Projekten müssen Präsentationen und mehr nicht zwingend Teil des Meetings sein. Da reicht eine kurze Vorstellung des Projektes auch aus.

Gleicher Kenntnisstand

Dadurch dass alle Beteiligten zusammen kommen, ist das die Gelegenheit, alle über wichtige Details und Rahmenbedingungen zu informieren. Das Kick-off-Meeting bietet die Chance, alle auf einen Stand zu bringen und damit sind die Fakten zum Start des Projekts und dessen Durchführung für alle Beteiligten klar.

Kennenlernen aller Projektbeteiligten

Das Kick-off-Meeting dient aber nicht nur dem Kenntnisstand, sondern auch den Projektbeteiligten, denn auf diesem Weg können sich alle kennenlernen. Je nach Projekt sind Mitglieder aus verschiedenen Teams und Abteilungen involviert. Manchmal werden natürlich auch externe Dienstleister und Experten mit ins Projektteam geholt. Damit sich dann alle miteinander vertraut machen können, ohne dass es schon direkt in der Projektarbeit, vielleicht auch unter Zeitdruck, ist, gibt das Kick-off-Meeting einen geeigneten Rahmen dafür.

Chance, Fragen zu stellen

Bevor ihr direkt ins Projekt startet und die ersten Aufgaben angeht, sollten natürlich Unklarheiten und Missverständnisse aus dem Weg geräumt werden. Auch dafür eignet sich ein solches Kick-off-Meeting. Ihr habt somit die Gelegenheit, eure Fragen stellen zu können und direkt live Antworten zu erhalten oder die besten Lösungen im Team schon festzuhalten. Daraus ergeben sich auch gleiche Erwartungen von allen Beteiligten, die zu einer realistischeren Einschätzung des Projekterfolgs führen.

Teamgeist entwickeln

Wenn sich alle zu Beginn kennenlernen und das in einem solchen Rahmen stärkt das selbstverständlich auch das Miteinander. Daher ist das Kennenlernen aller Beteiligten auch so wichtig. Nur so kann das Projektteam auch als Team zusammenwachsen und einen entsprechenden Teamgeist entwickeln. Das hilft, um in schwierigen Projektphasen sich gegenseitig zu motivieren und auch das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren.

Finale Klärung letzter Projektdetails

Durch die finale Besprechung der Projektdetails vor der Durchführung können nochmals Unklarheiten geklärt werden. Das führt dazu, dass am Ende des Kick-off-Meetings alle final die Details kennen. Nach dem Kick-Off-Meeting sollten Projektabläufe und -details nicht mehr geändert werden. Es kann höchstens eine Anpassung im Verlauf erfolgen, sollte das für den Erfolg eures Projekts notwendig sein.

Die besten Tipps für ein erfolgreiches Kick-off-Meeting

Egal wie groß oder klein euer Projekt, egal ob internes Projekt oder für Kunden – euer Projekt-Kick-off ist einer der Grundlagen für euren Projekterfolg. Worauf ihr besser achten solltet und was es für die Vorbereitung und Durchführung zu wissen gilt, das haben wir euch in unseren Tipps für ein erfolgreiches Kick-off-Meeting gepackt:

Gute Vorbereitung ist der halbe Erfolg

Nicht umsonst heißt es, Vorbereitung ist das A und O. Wichtig ist dabei, dass alle Projektbeteiligten teilnehmen können. Ihr solltet mit der Terminabstimmung also früh genug starten, um ein passendes Zeitfenster zu finden. Dafür solltet ihr auch überlegen, wie lange das Kick-off-Meeting sein muss, um alles zu klären und das Kennenlernen angenehm zu gestalten. Nach der Terminfindung erfolgt dann natürlich die Einladung alles Beteiligten und im besten Fall erstellt ihr eine Agenda. Mit einem Programm könnt ihr den Ablauf im Blick behalten und Teilnehmende ggf. wichtige Punkte ergänzen.

Vorstellungsrunde

Gerade wenn ihr die Einladungen verschickt habt, solltet ihr euch überlegen, ob überhaupt alle Projektbeteiligten sich schon kennen. Daher plant zu Beginn des Kick-off-Meetings eine kurze Vorstellungsrunde mit ein. Wichtig dabei ist, dass sie wirklich ist und bleibt. Im besten Fall steuert ihr das mit einem Timer, sodass jeder nur eine gewisse „Rede-/Vorstellungszeit“ bekommt oder aber nur eine gezielte Frage beantworten soll. Solche Eisbrecherfragen sind besonders gut für die Vorstellungsrunde geeignet.

Projektziel verdeutlichen

Nachdem sich nun alle kennen, ist der Zweck des Projekt und damit verbunden natürlich auch die Motivation essenziell. Dafür sollte der Projektverantwortliche entweder in der zuvor genannten Präsentation auf das Projekt nochmals eingehen. Oder aber ihr gestaltet das ganz simpel und fasst das Projekt in leidenschaftliche Worte und verdeutlicht damit auch das Zeil eures Projektes. Hierbei geht es darum, dass ihr wirklich alle mit an Bord nehmt und die Beteiligten sich motiviert ins Projekt stürzen. Im besten Fall beantwortet ihr dabei folgende Fragen, denn diese sind für das Verständnis aller Beteiligten ausschlaggebend:

• Warum arbeiten an diesem Projekt?
• Worauf arbeiten wir hin mit diesem Projekt?
• Wie sieht der Projekterfolg konkret aus?

Projektablauf und -dokumentation

Im nächsten Schritt geht es um die konkreten projektbezogenen Aufgaben. Auch wenn diese einigen schon bekannt sein mögen, so solltet ihr doch auch sicherstellen, dass alle den inhaltlichen und zeitlichen Ablauf verstanden haben. Dafür könnt ihr auch Meilensteinen definieren, die die einzelnen Abschnitte des Projektes widerspiegeln. Auf diese Weise werden auch kleine Teilerfolge messbar und sichtbar. Für euer Kick-off-Meeting ist es außerdem hilfreich, wenn ihr eine Aufzeichnung mit einplant oder ein Protokoll.  Das sollte im besten Fall keiner aus dem Organisationsteam des Kick-off-Meetings sein und auch nicht die oder der Hauptverantwortliche des Projektes. Dafür ist jemand geeignet, der das Projekt bereits durch die Planungsphase sehr gut kennt, aber im Meeting keine große Rolle übernimmt. Ergänzend solltet ihr Strukturen benennen, wie der Projektablauf digital etwa abgebildet wird, welche Tools ihr wofür nutzt und wo Unterlagen und mehr abgelegt werden.

Projektbezogene Rollen und Verantwortlichkeiten

Nach dem Kennenlernen sind natürlich auch Zuständigkeiten ein Thema des Kick-off-Meetings. In diesem Rahmen können für alle nochmal eindeutig Verantwortlichkeiten und projektbezogene Rollen kommuniziert werden. Sollten noch nicht alle Rollen vergeben sein, ist das Meeting selbstverständlich die beste Gelegenheit, um jemand dafür zu finden bzw. benennen. Dabei geht es in erster Linie darum, festzulegen, wer Hauptansprechpartner ist und wer darüber entscheidet, was und wie viel nach außen über das Projekt kommuniziert wird. Aber auch andere Rollen sind festzulegen, wie etwa, wer erteilt Genehmigungen, wer entscheidet das Projektbudget etc.

Zeit für Fragen

Wir haben schon vorher auf die Möglichkeiten für Fragen und Unklarheiten hingewiesen. Denn das ist auch einer der Hauptgründe für ein Kick-off-Meeting zu eurem Projekt. Allerdings müsst ihr dafür dann auch die entsprechende Zeit mit einplanen und vor allem auch im Blick behalten. An der Zeit für Fragen solltet ihr auf keinen Fall einsparen, auch wenn sich das Kick-off-Meeting im Verlauf etwas verzögert.

Nachbereitung und Protokoll

Wie bereits angesprochen, ist ein Protokoll eine gute Chance, um die Ergebnisse des Kick-off-Meetings festzuhalten. Das angefertigte Protokoll sollte dann ggf. von euch nochmals überprüft werden, vor allem in Bezug auf die festgelegten Projektdetails. Dann könnt ihr diese an alle Beteiligten verschicken oder entsprechend ablegen, sodass alle Zugriff darauf haben. Konnten Fragen nicht abschließend im Meeting beantwortet werden, ist bei der Nachbereitung nun die Gelegenheit, diese zu klären. Im nächsten Schritt solltet ihr die Infos dann auch an alle Projektbeteiligten weiterleiten.

Fazit: Kick-off-Meetings sorgen für den ersten Projekterfolg

Um gut vorbereitet in euer Projekt starten zu können, ist ein erfolgreiches Kick-off-Meeting die beste Möglichkeit. Durch gute Planung und unsere Tipps für ein gelungenes Kick-off-Meeting könnt ihr so Projektdetails kommunizieren und Unklarheiten vor der Projektdurchführung aus dem Weg räumen. Zudem bietet ihr allen Projektbeteiligten die Chance, sich kennenzulernen und auch einen gewissen Teamgeist zu entwickeln und die Motivation für das Projekt zu steigern. Als Hilfestellung bei der Organisation könnt ihr auch KI für Meetings einsetzen. Das Kick-off-Meeting ist somit ein gelungener Auftakt und der erste kleine Erfolg im Rahmen eures Projektes, was euch und eurem Projektteam hoffentlich den Weg weist.

Wenn ihr jetzt auf der Suche nach dem passenden Raum für euer Kick-off-Meeting seid, dann haben wir garantiert die richtige Raumlösung für euch. Ob für kleine Projektteams oder auch für größere Gruppen alle Projektbeteiligten – wir finden einen geeigneten Raum zur Miete, damit euer Kick-off-Meeting ein voller Erfolg wird und ihr euch nur noch um die Inhalte kümmern müsst.